Long tail spend είναι το κομμάτι εκείνο της αγοραστικής δαπάνης που δεν συμπεριλαμβάνουν οι συστηματικές διαδικασίες εφοδιασμού και αποτελείται από πολυάριθμες δαπάνες μικρής αξίας, οι οποίες αθροιστικά, μπορεί να ανέρχονται στο 20-25% της ετήσιας αγοραστικής δαπάνης της επιχείρησης.

Κατά τη διάρκεια της συζήτησης διατυπώθηκαν διαφορετικές απόψεις ως προς το ύψος της ετήσιας αγοραστικής δαπάνης που ορίζεται ως long tail spend. Με κάποιες επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα να υποστηρίζουν πως μπορεί να ξεπερνά το 20% της ετήσιας δαπάνης και κάποιες άλλες να θεωρούν πως πρόκειται για ελάχιστο ποσόν.

Τμήματα όπως το marketing, το IT και άλλα, όπου το Τμήμα Προμηθειών έχει περιορισμένη επιρροή ως προς την σκοπιμότητα μιας δαπάνης καθώς και την ένταξή της στην προβλεπόμενη διαδικασία Προμηθειών, συντελούν στην αύξηση δαπανών αυτού του είδους. Σε πολλές περιπτώσεις αναφέρθηκε η απουσία της κατάλληλης διαδικασίας χειρισμού απρόβλεπτων αγορών από το Τμήμα Προμηθειών.

Τι εμποδίζει την εξάλειψη του φαινομένου;

1. Η μη εφαρμογή σωστής κωδικοποίησης των ειδών, που έχει ως αποτέλεσμα είδη ταυτόσημα από πλευράς περιγραφών/προδιαγραφών να αρχειοθετούνται με διαφορετικούς κωδικούς.
2. Η μη έγκαιρη συμμετοχή του τμήματος προμηθειών στην διαδικασία λήψης απόφασης με αποτέλεσμα την εξαναγκασμένη επικύρωση ειλημμένων αποφάσεων προκειμένου να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη λειτουργία ή να μην εκτίθεται η εταιρεία σε τρίτους.
3. Ο υπερβολικός αριθμός προμηθευτών, κωδικών και απρογραμμάτιστων παραγγελιών.
4. Σε εταιρίες που αποτελούνται από πολλές μονάδες, λόγω της αποκέντρωσης δεν πραγματοποιείται σωστή κατηγοριοποίηση των ειδών, με αποτέλεσμα να ακολουθούνται κατακερματισμένες και ασύνδετες επιχειρησιακές διαδικασίες.
5. Τα στελέχη προμηθειών δεν γνωρίζουν επαρκώς τα τεχνικά και εμπορικά χαρακτηριστικά των ειδών του long tail με αποτέλεσμα να μην τα εντάσσουν στις ανάλογες υπάρχουσες κατηγορίες.
6. Συχνά οι χρήστες δεν έχουν ακριβή γνώση για το τι ακριβώς απαιτείται ή με την δικαιολογία του επείγοντος εξακολουθούν να αγοράζουν εκτός της προβλεπόμενης διαδικασίας προμηθειών.

Τρόποι Αντιμετώπισης:

1. Πριν από την αγορά κάθε κοινού (routine) είδους πρέπει να εξετάζεται κατά πόσον υπάρχει κωδικός στο αρχείο υλικών με προδιαγραφές που να καλύπτουν το προς αγορά είδος. Η σωστή κωδικοποίηση αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την αντιμετώπιση του προβλήματος
2. Ενταξη/ομαδοποίηση των long tail spends σε κατηγορίες με σκοπό να αναλυθούν ,να βελτιωθεί η διαδικασία εφοδιασμού τους και να τεθούν στόχοι μείωσης δαπάνης
3. Ανάθεση κάθε κατηγορίας (η αριθμό κατηγοριών) σε ειδικευμένους/στρατηγικούς αγοραστές (απόφαση και υποστήριξη απο την διοίκηση της εταιρείας)
4. Όλες οι μονάδες της επιχείρησης επιβάλλεται να χρησιμοποιούν ένα ενιαίο σύστημα κωδικών με ιεραρχική δομή, ώστε με συστηματικό τρόπο η επιχείρηση να διαχειρίζεται τις δαπάνες με διαύγεια, να τις κατηγοριοποιεί και να μπορεί να εφαρμόσει αρχές συγκέντρωσης και τυποποίησης.
5. Η σωστή κατηγοριοποίηση των δαπανών ακολουθείται από τον προγραμματισμό των προμηθειών. Για παράδειγμα, σημαντικός αριθμός των ειδών του long tail θα μπορούσαν να ενταχθούν στην κατηγορία των leverage items και να εφαρμοστούν αποτελεσματικοί μέθοδοι διαχείρισης (π.χ.competitive bidding, frame contracts)
6. Καθορισμός στρατηγικής εφοδιασμού ανα κατηγορία
7. Ως προς την οργάνωση του τμήματος προμηθειών πρέπει να εφαρμοστεί το category management προκειμένου τα στελέχη να αποκτήσουν τις κατάλληλες δεξιότητες, ώστε να επικοινωνούν ισότιμα με τους χρήστες προς αποφυγήν φωτογραφικών ή έκτακτων αγορών
8. To τμήμα προμηθειών πρέπει να συμμετέχει από την αρχή στην διαδικασία σύνταξης προδιαγραφών έχοντας κατανοήσει τις ανάγκες των εσωτερικών πελατών
9. Η διοίκηση πρέπει να αντιληφθεί πως τα οικονομικά οφέλη από την εξάλειψη των δαπανών που εντάσσονται στον long tail είναι σημαντικά και να δώσει τις απαραίτητες αρμοδιότητες και στήριξη στο τμήμα προμήθειών και παράλληλα να εκπαιδεύσει τους χρήστες εκείνους που δημιουργούν δαπάνες αυτού του είδους
10. Συγχρόνως θα πρέπει να περιοριστούν τα όρια των δαπανών που μπορούν να πραγματοποιήσουν μεμονωμένοι χρήστες χωρίς την έγκριση του τμήματος προμηθειών
11. Πρέπει να γίνεται αναθεώρηση των διαδικασιών εγκρίσεωs αγορών ώστε να αποτρέπεται η μή συμμόρφωση για αυτά τα υλικά (πλάισιο εξαιρέσεων,εγκεκριμένο απο την διοίκηση της εταιρείας)
12. Είναι απαραίτητη η δημιουργία Purchase order πρίν από την παράδοση κάθε υλικού ( κάθε τιμολόγιο προμηθευτή θα πρέπει να αντιστοιχεί σε -πρό-εγκεκριμένη Purchase order)
13. Αφού γίνει συγκέντρωση και ανάλυση των δαπανών κάθε κατηγορίας είναι σκόπιμη η δημιουργία καταλόγου προτεινομένων προμηθευτών (preferred suppliers) ανά κατηγορία
14. Όπου ενδύκνειται να ακολουθούνται διαγωνιστικές διαδικασίες (competitive bidding) και να σχεδιάζονται και εφαρμόζονται συμφωνίες πλαίσιο (blanket orders και framework agreements). Να εφαρμόζονται για το μεγαλύτερο μέρος των υλικών

Οφέλη από την εφαρμογή ορθών πρακτικών διαχείρισης:

Τα οφέλη ποικίλουν ανά κλάδο, επιχείρηση και κατηγορία δαπανών. Ενδεικτικά αναφέρουμε παραδείγματα εξοικονόμησης σε εταιρείες που αντιπροσωπεύονταν στην συνάντηση:

1. Σε εταιρεία που έγινε εξαγορά στον κλάδο τροφίμων και ποτών, επετεύχθη εξοικονόμηση 9% με την χρήση του category management.
2. Στον τραπεζικό τομέα επετεύχθη εξοικονόμηση άνω του 30%, στον χώρο ανάπτυξης λογισμικού.
3. Στον κλάδο των πετρελαιοειδών η ομαδοποίηση των αγορών υλικών και υπηρεσιών με συγκεκριμένα κριτήρια και η εφαρμογή πολυετών συμβάσεων είχε ως αποτέλεσμα σημαντική μείωση των τιμών με καλύτερους όρους.
4. Στον κατασκευαστικό κλάδο η οργάνωση της μηχανογράφησης, η κατηγοριοποίηση και η χρήση δεικτών οδήγησαν σε μείωση του surplus κατά 50%.