MonJun24

Διαχείρηση Αποθεμάτων στον Οργανισμό Τηλεπικοινωνιών Ελλάδος

Η μεγάλη ποικιλία, από άποψη τεχνολογίας των εγκαταστάσεων, ανάγκασε τον ΟΤΕ να διατηρεί σοβαρά αποθέματα ανταλλακτικών σε 16 Κεντρικές Διαχειρίσεις, οι οποίες είναι διάσπαρτες στο Λεκανοπέδιο Αττικής και σε 106 Περιφερειακές Αποθήκες διάσπαρτες σε όλη την Ελλάδα.

Η μέση ετήσια αύξηση των συνολικών Αποθεμάτων Υλικών του Οργανισμού ανέρχεται κατά την τελευταία 5ετία σε 31%. Από το Φεβρουάριο του 1989 και κυρίως από το Νοέμβριο του 1993, η Υπηρεσία μας κατόρθωσε να πάρει σημαντικές αποφάσεις επάνω στη σημερινή υφιστάμενη Οργανωτική και Λειτουργική Δομή στην Διοίκηση του Αποθέματος.

Το θέμα «υλικά» έχει τεράστιο ενδιαφέρον για τις Ελληνικές τηλεπικοινωνίες. Ιδιαίτερα σήμερα, ενόψει της αλματώδους αλλαγής της τεχνολογίας, που είναι, όπως ισχυρίζονται πολλοί, το αποτέλεσμα του σημαντικότερου, ίσως, γάμου όλων των εποχών στο Παγκόσμιο στερέωμα, του γάμου της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών. Οι επιπτώσεις του στη γη, άσχετα αν είναι γνωστές ή όχι, εκφεύγουν από το νόημα της παρούσας σύντομης εισήγησης.

Ο Ο.Τ.Ε. ιδρύθηκε τον Οκτώβριο του 1949, αμέσως μετά το τέλος του εμφύλιου πολέμου. Στόχος του: Η ανάπτυξη των τηλεπικοινωνιών στην κατεστραμμένη Ελλάδα από τη Γερμανική κατοχή και τον εμφύλιο. Πόροι μηδενικοί. Μόλις 802 εκατ. δρχ. το ιδρυτικό κεφάλαιο, επενδεδυμένο σε μηχανήματα και εγκαταστάσεις της παλιότερης εκείνη την εποχή τεχνολογίας. Μετά το 1950 χρησιμοποιήθηκαν στον Ο.Τ.Ε. τεχνολογίες από όλες τις χώρες του κόσμου και κυρίως από τις χώρες του τέως Ανατολικού μπλοκ ( Ανατ. Γερμανία, Τσεχοσλοβακία, Ουγγαρία κλπ). Αυτές ήσαν οι κυριότερες προμηθεύτριες χώρες, γιατί αυτές δεχόντουσαν να εισπράττουν την αξία των μηχανημάτων που μας πωλούσαν μέσω κλήρινγκ σε αγροτικά προϊόντα (καπνά, λάδι, λεμόνια, σταφίδες κλπ). Έτσι, χρησιμοποιήθηκαν στις τηλεπικοινωνίες μας κάθε είδους τεχνολογίες και χρειάστηκε μέχρι σήμερα μεγάλη και ηρωική προσπάθεια των τεχνικών μας για να συλλειτουργήσουν, έστω ανεκτά, αυτές oι εγκαταστάσεις.

Επί πλέον, η μεγάλη ποικιλία των εγκαταστάσεων ανάγκασε τον Ο.Τ.Ε. να διατηρεί σοβαρά αποθέματα ανταλλακτικών, κυρίως στις Κεντρικές αποθήκες της Αθήνας, αλλά και σας άλλες αποθήκες της Επαρχίας, συνολικά σε 125 αποθήκες Πανελλαδικά.

Αποτέλεσμα της συνεχιζόμενης χρησιμοποίησης μεγάλης ποικιλίας εγκαταστάσεων, ήταν να αυξάνεται το απόθεμα των υλικών, σταθερά, κατά 31% το χρόνο και η αξία του, να ανέρχεται σήμερα σε 50 δισ. δρχ. περίπου. Σ’ αυτό συνέβαλαν σημαντικά και τα υφιστάμενα οργανωτικά και λειτουργικά προβλήματα της υπηρεσίας.

Ευτυχώς, από το Φεβρουάριο του 1989 και κυρίους από το Νοέμβριο του 1993, η υπηρεσία μας βρήκε πρόσφορο έδαφος και κατόρθωσε να πείσει τις αντίστοιχες Διοικήσεις για τη σημασία της λελογισμένης διαχείρισης των υλικών. Η τελευταία Διοίκηση πήρε μάλιστα σημαντικότατες αποφάσεις για τη διαχείριση των υλικών:

  1. Αποφάσισε να συγκεντρώσει τις 15 διάσπαρτες Κεντρικές Αποθήκες της Αθήνας σε ενιαίους, σύγχρονους, αποθηκευτικούς χώρους στην Πάρνηθα, η οποία διαθέτει άνετη προσπέλαση προς τα δύο Εθνικά Οδικά Δίκτυα και προς το λιμάνι του Πειραιά και
  2. Σύστησε Ομάδα Εργασίας, η οποία με τη συνδρομή όλων των Τεχνικών Επιτελικών Υπηρεσιών του Οργανισμού καταρτίζει μελέτη με θέμα «Αξιολόγηση - Εξυγίανση Αποθέματος και Τυποποίηση Συσκευασίας Υλικών».

Με καθυστέρηση 45 χρόνων, ο Ο.Τ.Ε. πήρε σωστές και θαρραλέες κατά τη γνώμη μας αποφάσεις για την καλλίτερη οργάνωση της δραστηριότητας «Διαχείριση Υλικών» και όχι μόνο.

Σήμερα, στις 125 αποθήκες μας Πανελλαδικά, φυλάσσονται 150.000 εξατομικευμένα είδη υλικών. Από ότι γνωρίζουμε, οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις του είδους Διεθνώς, είναι μεγέθους από 20,000 έως 50,000 είδη (max stock company). Ο Ο.Τ.Ε. από άποψη μεγέθους αποθέματος, θεωρείται ως η μεγαλύτερη, ενδεχόμενα, επιχείρηση στον Κόσμο (Gigas Stock Company).

Από αυτά τα υλικά, το 81% περίπου αφορά σε υλικά επενδύσεων, δηλαδή νέων έργων και το 19% σε υλικά συντήρησης. Οι σχετικές επιστημονικές θεωρήσεις και η πολύχρονη εμπειρία μας βοήθησαν στο να προβλέπουμε τέσσερις (4) κατηγορίες υλικών στο νέο Λογιστικό μας Σχέδιο, ήτοι:

  1. EDI 6472c3556c4643b288c1906358cbd388Υλικά Επενδύσεων
  2. Υλικά Συντήρησης (ανταλλακτικά)
  3. Υλικά Λειτουργίας (αναλώσιμα) και
  4. Υλικά Πάγια (όργανα, εργαλεία, μεταφορικά μέσα, έπιπλα, σκεύη κλπ).

Παρακολουθώντας για πολλά χρόνια την κίνηση του κάθε είδους υλικού με Η/Υ, οδηγηθήκαμε σε σίγουρα συμπεράσματα, ότι είναι εφικτός ο προσδιορισμός του αναγκαίου ύψους (Stock) του αποθέματος και συγκεκριμένα:

  1. Διαπιστώσαμε ότι υπάρχει ανάγκη σχηματισμού ενός Iron Stock (σιδηρούν απόθεμα), το οποίο θα χρησιμοποιείται μόνο σε περιπτώσεις εκτάκτων αναγκών (πόλεμοι, σεισμοί, πυρκαγιές κλπ) και ποτέ για τη συνήθη συντήρηση των εγκαταστάσεων.
  2. Επίσης, για τη δημιουργία ενός αποθέματος λειτουργίας. Το ύψος αυτού του αποθέματος θα εξαρτάται από το χρόνο λήψης της απόφασης για την προμήθεια κάθε είδους υλικού μέχρι την εισαγωγή αυτού στις αποθήκες. Καθ’ υπολογισμό, θα πρέπει το απόθεμα κάθε είδους υλικού λειτουργίας να είναι επαρκές για τις ανάγκες 8 - 9 μηνών.

Ο προσδιορισμός της ποσότητας μπορεί να γίνει σχετικά εύκολα και με απόλυτη επιτυχία, αν ληφθούν υπόψη τα ιστορικά στοιχεία της ανάλωσης κάθε υλικού, ο μηνιαίος μέσος όρος ανάλωσης για χρονικό διάστημα 5 ή 10 ετών.

Ο καθορισμός αμφοτέρων των αποθεμάτων προαπαιτεί έρευνα και μελέτη. Όταν όμως αυτά επιτευχθούν, τότε με τη βοήθεια ασφαλιστικών δικλείδων που θα περιληφθούν στο πρόγραμμα μηχανογραφικής παρακολούθησης, δηλαδή στο Πληροφοριακό Σύστημα Υλικών, το οποίο εφαρμόζεται στον Ο.Τ.Ε. επί 4 συνεχή χρόνια, η διατήρηση του αναγκαίου ύψους αποθέματος των παραπάνω 2 κατηγοριών θα είναι έργο ρουτίνας. Και θα υπάρχει πάντα η δυνατότητα παρέμβασης, για αναπροσδιορισμό του αναγκαίου αποθέματος, αν νέες συνθήκες το επιβάλλουν, όπως για παράδειγμα η μείωση των εγκαταστάσεων παλαιάς τεχνολογίας.

Στη συνέχεια, όπως είναι φυσικό και επιδιωκόμενο, θα προκύψει το άχρηστο για τις ανάγκες της επιχείρησης υλικό, τουλάχιστο για το εγγύς μέλλον, δηλαδή το υπεραπόθεμα. Αυτό το υπεραπόθεμα θέλει νέα έρευνα και μελέτη για κάθε είδους υλικού, πριν αποφασιστεί η τύχη του (αχρήστευση, εκποίηση, διατήρηση) και όλα αυτά κάτω από τους σχεδιασμούς της επιχείρησης που έχουν σχέση με τον εμπλουτισμό και τον εκσυγχρονισμό των εγκαταστάσεων.

Το χρήμα έχει κόστος. Αυτό το κόστος είναι μεγαλύτερο από τα χρηματοπιστωτικά έξοδα για επιχειρήσεις όπως ο Ο.Τ.Ε., έντονου δηλαδή κοινωφελούς χαρακτήρα, υπό την έννοια ανάλωσης πόρων, άκρως αναγκαίων για την επέκταση των εγκαταστάσεων και στη συνέχεια για την ικανοποίηση της ζήτησης σε τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες.

Κατά συνέπεια, ο κατά τα άνω προσδιορισμός του αναγκαίου ύψους αποθέματος, με βάση τη μέση μηνιαία κατανάλωση, παρέχει στην επιχείρηση μοναδική και σημαντικότατη ευχέρεια να προγραμματίσει τις προμήθειες των υλικών, να καθορίσει την τμηματική (μηνιαία, διμηνιαία κλπ) παραλαβή αυτών και κατ' επέκταση και την τμηματική πληρωμή της αξίας των προμηθευόμενων υλικών, με προφανή τη μερική, έστω, απελευθέρωση πόρων για επενδύσεις πολλαπλούς απόδοσης.

Αυτό το σκεπτικό και αυτοί οι προβληματισμοί, σε συνδυασμό με τη βεβαιότητα ότι υπάρχει αναίτιο στοκάρισμα πόρων σε υπεραποθεματοποίηση υλικών, αποτελούν το αντικείμενο της υπό κατάρτιση μελέτης για την Αξιοποίηση - Εξυγίανση του Αποθέματος κα την Τυποποίηση της Συσκευασίας των Υλικών, από την οποία περιληπτικά προσδοκάται:

i. Η αποδέσμευση σημαντικότατων πόρων για τις επενδυτικές ανάγκες του Ο.Τ.Ε., της τάξεως των 25 δισ. δρχ. (50% της αξίας του σημερινού αποθέματος υλικών).

ii. Η ορθολογικότερη προμήθεια και διαχείριση του αποθέματος, με αποτέλεσμα τη μείωση των αντίστοιχων χρηματοπιστωτικών εξόδων και τη συμπίεση των εξόδων διαχείρισης, όπως ενοίκια, εργατικά, έξοδα ασφάλειας κλπ.

 

Προτάσεις για την εξυγίανση του κυκλώματος Διοίκηση Αποθέματος - Διαχείριση Υλικών

1. Επίσπευση ανέγερσης ενιαίων αποθηκευτικών χώρων.

2. Τυποποίηση Συσκευασίας Υλικών

3. Αξιολόγηση - Αξιοποίηση Αποθέματος από τις Αρμόδιες Τεχνικός Υπηρεσίες:

α. Αξιολόγηση υπάρχοντος αποθέματος,
β. Αξιοποίηση υπάρχοντος αποθέματος:

i. Διατήρηση του αναγκαίου υγιούς αποθέματος.

ii. Καταδίκη υλικών παλαιάς τεχνολογίας ή μέρους ποσοτήτων υλικών ως άχρηστα για τις ανάγκες του Ο.Τ.Ε. σε περιπτώσεις υπεραποθεματοποίησης.

4. p IMG 0203 lowΑξιοποίηση των καταδικασθέντων υλικών:

  1. Εκποίηση υλικών σε άλλους οργανισμούς ή επιχειρήσεις που ενδεχόμενα τα χρειάζονται,
  2. Εκποίηση των υπολοίπων υλικών σε εμπόρους υλικών (Scrap),
  3. Απόρριψη στις χωματερές των υλικών που δεν παρουσιάζουν οικονομικό ενδιαφέρον.

5. Πώληση των αποξηλούμενων εγκαταστάσεων σε άλλες χώρες, οι οποίες χρησιμοποιούν αυτή την τεχνολογία.

6. Καθιέρωση συστήματος παράδοσης των υλικών επενδύσεων απευθείας στους τόπους εγκατάστασης αυτών, όταν ο Οργανισμός τα χρειάζεται (Just in time).

7. Υπολογισμός από τις αρμόδιες Τεχνικές Υπηρεσίες:

  1. Του «σιδηρού αποθέματος» (Iron stock) και
  2. Του Λειτουργικού Αποθέματος.

Ο υπολογισμός αυτός μπορεί να γίνει με βάση τις αναλώσεις των υλικών κατά τα προηγούμενα χρόνια.
Το ανώτερο θα πρέπει να προβλεφθεί επάρκεια υλικών για 6-8 μήνες.

8. Καθιέρωση παραγγελιών για τα υλικά που δε χαρακτηρίζονται ως κυρίως υλικά επενδύσεων, με τμηματικές παραδόσεις από τους προμηθευτικούς οίκους. Ειδικά για τα υλικά συντήρησης θα πρέπει να καθιερωθεί σύστημα Stock Control.

9. Ορισμός από τη Διοίκηση ενός Top Manager με αρμοδιότητα το συντονισμό των υπηρεσιών, οι οποίες εμπλέκονται στο κύκλωμα «υλικά», για την επίτευξη των παραπάνω στόχων.

Εκτιμούμε ότι από αυτό το Συνέδριο μπορούν και πρέπει να βγουν προς τα έξω σημαντικά μηνύματα. Τα θέματα αυτά επηρεάζουν άμεσα την Εθνική μας Οικονομία. Οι αρμόδιοι φορείς και κυρίως τα Υπουργεία Εθνικής Οικονομίας και Εμπορίου θα πρέπει να μελετήσουν τους προβληματισμούς και τις προτάσεις των συνέδρων αυτού του Συνεδρίου και να συντάξουν οδηγίες, οι οποίες θα φωτίσουν ένα τελείως σκοτεινό θέμα. Ευελπιστούμε ότι «κάτι καλό» μπορεί να βγει από αυτό το Συνέδριο, για τη σύγκληση του οποίου αισθανόμαστε την ανάγκη να ευχαριστήσουμε και να συγχαρούμε τους εμπνευστές και τους οργανωτές του.

Γαλάνης Αντώνης - Ο.Τ.Ε. Α.Ε.

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top