MonJun03

Διοικητική Επιστήμη & Μηχανογραφημένα Συστήματα Προμηθειών

Τα μηχανογραφημένα συστήματα προμηθειών είναι κυρίως γνωστά ως εξειδικευμένα πληροφοριακά συστήματα που βοηθούν τα στελέχη προμηθειών διευκολύνοντας την ανάκτηση πληροφοριών σχετικά με τα χαρακτηριστικά των προμηθευτών, τις προδιαγραφές, τα επίπεδα αποθεμάτων κλπ.

Παρεμφερείς είναι εκ πρώτης όψεως και οι λειτουργίες των συστημάτων Σχεδιασμού Απαιτήσεων Υλικών (MRP) που προσδιορίζουν τις ανάγκες σε υλικά που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων παραγωγής. Τα συστήματα MPR II δίνουν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τα προβλήματα δυναμικότητας παραγωγής που ενδέχεται να προκόψουν.

Παρόλη την ευρεία διάδοση της πληροφοριακής ορολογίας (κυρίως σχετικά με τα MRP), υπάρχει μία σύγχυση όσον αφορά τις δυνατότητες υποστήριξης αποφάσεων που προσφέρουν τα συστήματα αυτά. Η αρχική σύλληψη των συστημάτων MRP είχε (και έχει ακόμα) σαν στόχο την λήψη οικονομικά βέλτιστων αποφάσεων, δηλαδή την υπόδειξη των αποφάσεων προμηθειών, αποθεματοποιήσεων κλπ. που ελαχιστοποιούν ένα σαφώς διατυπωμένο κριτήριο κόστους. Έτσι, τα συστήματα αυτά έχουν ένα πολύ σημαντικό αναλυτικό υποσύστημα που στηρίζεται σε αρχές Διοικητικής Επιστήμης (Management Science) και του οποίου ο ρόλος είναι να υπολογίσει τις οικονομικά βέλτιστες αποφάσεις. Πολύ συχνά, η διάσταση της λήψης αποφάσεων παραγνωρίζεται ή αμφισβητείται, ενώ αντίθετα υπερτονίζεται, η καθαρά πληροφοριακή διάσταση των μηχανογραφημένων συστημάτων υποβοήθησης προμηθειών.

Με τη διάδοση των μικροϋπολογιστών μεγάλης υπολογιστικής δυναμικότητας έχουν αναπτυχθεί εντυπωσιακές εφαρμογές της Διοικητικής Επιστήμης, που έχουν επιτύχει σημαντικά οικονομικά οφέλη για τις επιχειρήσεις. Μία τέτοια περίπτωση (της Bellcore, θυγατρικής της Bell Telephone) θα αναφέρουμε παρακάτω. Πέρα όμως από τις μηχανογραφημένες εφαρμογές της Διοικητικής Επιστήμης στις προμήθειες, υπάρχει σειρά άλλων υποδειγμάτων απόφασης, που είναι δύσκολο να ενσωματωθούν σε γενικής χρήσης μηχανογραφημένα συστήματα ενώ ταυτόχρονα προσφέρουν ευκαιρίες για σημαντική αναβάθμιση της λειτουργίας των προμηθειών.

Στην συνέχεια της εργασίας αυτής θα δώσουμε μία σύνοψη των υποδειγμάτων που εφαρμόζονται για λήψη αποφάσεων σε MRP, κυρίως σχετικά με τα αποθέματα. Στην συνέχεια θα γίνει αναφορά στο σύστημα λήψης αποφάσεων προμηθειών της Bellcore, και τέλος θα γίνει αναφορά σε τεχνικές που, χωρίς να απαιτούν μηχανογραφικά συστήματα, υποβοηθούν τον όλο ρόλο των προμηθειών. Οι τεχνικές αυτές αφορούν την αξιολόγηση προσφορών, την επανάληψη ή όχι των διαγωνισμών, και τέλος την αναλυτική προετοιμασία για διαπραγματεύσεις.

 

Παραγγελίες και αποθέματα

Η πρώτη ανάλυση της σχέσης προμηθειών-παραγγελιών έγινε από τον Harris το 1913 και ακόμα, όπως αναφέρεται στο [1] είναι η ευρύτερα διαδεδομένη διαδικασία αξιολόγησης ύψους παραγγελίας. Η ανάλυση του Harris αναφέρεται στην περίπτωση μιας παραγωγικής δραστηριότητας που καταναλώνει σταθερό ρυθμό D μιας πρώτης ύλης. Κάθε παραγγελία έχει κόστος K+pQ όπου Κ πάγιο κόστος, Q η ποσότητα παραγγελίας και p η μοναδιαία τιμή. Θεωρείται επίσης ότι μία ποσότητα αποθέματος Α συνεπάγεται κόστος hA ανά μονάδα χρόνου. Υπάρχουν δύο αντίρροπες τάσεις όσον αφορά την ποσότητα παραγγελίας: Όσο μεγαλύτερες ποσότητες παραγγέλλονται, τόσο μειώνεται το μέσο κόστος παραγγελίας, ενώ αντίθετα τόσο αυξάνεται το κόστος αποθέματος. Η χρυσή τομή, που ελαχιστοποιεί το μέσο διαχρονικό συνολικό κόστος (παραγγελίας και αποθέματος) δίνεται από την παράσταση που είναι γνωστή ως EOQ-Βέλτίστη Ποσότητα Παραγγελίας, EOQ=(2KD/h)1/2. To EOQ δεν εξαρτάται από την τιμή p, κάτι που εκ πρώτης όψεως είναι παράδοξο. Όμως, αν στο κόστος αποθέματος h συμπεριληφθεί και το χρηματοοικονομικό κόστος, η τιμή παίζει σημαντικό ρόλο. Συγκεκριμένα, αν h’ είναι το καθαρό κόστος αποθήκευσης (π.χ. ενοικίαση αποθήκης) και ρ είναι το επιτόκιο, θα πρέπει να θέσουμε h= h’+ ρp/ 2. Η παράλειψη του χρηματοοικονομικού όρου ρp/2 μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά λάθη, με ύψος παραγγελίας πολύ υψηλότερο του βέλτιστου.

m IT02 fiber 082916 adobe

Η ανάλυση του Harris μπορεί να επεκταθεί σε πολύ πιο ρεαλιστικές περιστάσεις. Αν υπάρχει αβεβαιότητα σχετικά με τον χρόνο εκτέλεσης της παραγγελίας, υπάρχει κίνδυνος έλλειψης πρώτης ύλης. Συνεκτιμώντας το κόστος ελλείψεων, μπορεί να αποδειχθεί ότι η βέλτιστη στρατηγική παραγγελιών είναι να υπάρχει ένα απόθεμα ασφαλείας s, και ένα «επιθυμητό» ύψος αποθέματος S. Αν τώρα το απόθεμα παρακολουθείται περιοδικά, π.χ. ανά μήνα, δεν γίνεται παραγγελία αν το ύψος αποθέματος είναι πάνω από s. Διαφορετικά παραγγέλλεται τέτοια ποσότητα ώστε όταν εκτελεσθεί να φέρει το ύψος του αποθέματος στο S. Υψηλό κόστος ελλείψεων οδηγεί σε υψηλά s, ενώ υψηλό πάγιο σε υψηλά S.

Μία άλλη επέκταση της ανάλυσης του Harris δόθηκε από τους Wagner-Whittin τη δεκαετία του ’50. Αν η ζήτηση της πρώτης ύλης είναι γνωστή αλλά δεν είναι διαχρονικά σταθερή, ποιές είναι oι στιγμές και οι ποσότητες παραγγελίας; Οι Wagner-Whittin απέδειξαν ότι καταρχήν παραγγελίες γίνονται μόνο όταν έχει εξαντληθεί το απόθεμα, και έχουν ύψος τέτοιο ώστε να καλύπτουν ακριβώς την ζήτηση ενός αριθμού περιόδων. Ο ακριβής καθορισμός όμως του αριθμού των περιόδων είναι δύσκολος και απαιτεί την μαθηματική τεχνική του δυναμικού προγραμματισμού. Οι τεχνικές αυτές υλοποιούνται (ακριβώς ή με προσεγγιστικό τρόπο) στα συστήματα τύπου MRP που προτείνουν βέλτιστο χρονισμό προμηθειών.

Αξίζει τέλος να σημειωθεί ότι oι παραπάνω αναλύσεις μπορούν να επεκταθούν σε περιπτώσεις που υπάρχουν εκπτώσεις για μεγάλες ποσότητες παραγγελίας ή εκπτώσεις όγκου αγορών από ένα συγκεκριμένο προμηθευτή. Για όλα τα παραπάνω, μία συγκεντρωτική πηγή είναι η [1]. Άλλες επεκτάσεις της ανάλυσης αυτής αφορούν περιπτώσεις αυξημένων παραγγελιών εν’ όψει ανατιμήσεων [2], που γίνονται πάλι με ανάλυση τύπου δυναμικού προγραμματισμού.

 

Το υπόδειγμα προμηθειών της BellCore

Μία ενδιαφέρουσα σύνθεση της φιλοσοφίας που αναφέρθηκε στα προηγούμενα είναι το μηχανογραφημένο σύστημα που ανέπτυξε η BellCore [3]. Η εταιρεία αυτή προμηθεύεται μεγάλο αριθμό εξαρτημάτων για την παραγωγή τηλεπικοινωνιακού υλικού, και οι υπεύθυνοι προμηθειών καταστρώνουν ένα ετήσιο πρόγραμμα για τα αντικείμενα της αρμοδιότητος των με βάση την προβλεπόμενη ζήτηση. Για να αντιμετωπισθούν τυχόν αποκλίσεις στην ζήτηση, τα συμβόλαια με τους προμηθευτές είναι είτε δεσμευτικά για συγκεκριμένες ποσότητες είτε μη δεσμευτικά. Φυσικά, οι τιμές στα δεσμευτικά συμβόλαια είναι χαμηλότερες. Αλλά ζητούμενα ενός επιτυχημένου προγράμματος προμηθειών είναι τα παρακάτω: Πρέπει να μην υπάρχει εξάρτηση από λίγους προμηθευτές για κάθε συγκεκριμένο αντικείμενο. Αντίθετα, ο αριθμός των προμηθευτών πρέπει να είναι το δυνατόν μικρότερος, ώστε να διευκολύνεται η επικοινωνία της Bellcore με αυτούς. Τέλος, οι εκπτώσεις των προμηθευτών για μεγάλες ποσότητες ή όγκο πρέπει να λαμβάνονται υπ’ όψη. Η αξιοπιστία των προϊόντων κάθε προμηθευτή παίζει επίσης ρόλο.

Για την υποστήριξη των στελεχών προμηθειών αναπτύχθηκε από την Bellcore σε μικροϋπολογιστές 386 ένα σχετικά απλό σύστημα: Τα στελέχη προμηθειών εισάγουν για κάθε προμηθευτή τα στοιχεία προσφορών του, εκπτώσεων, ποιότητος κλπ., με βάση τις απαντήσεις του προμηθευτή στην Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος της Bellcore. Τα στοιχεία αυτά μετατρέπονται σε μαθηματική μορφή και το όλο πρόβλημα της κατάρτισης του προγράμματος προμηθειών επιλύεται από ένα εμπορικό μαθηματικό λογισμικό. Τέλος ειδικές εκθέσεις που περιγράφουν τα χαρακτηριστικά του προτεινόμενου σχεδίου δημιουργούνται από τον υπολογιστή και διαβιβάζονται στα στελέχη προμηθειών.

Η όλη εμπειρία από την χρήση του προγράμματος θεωρήθηκε επιτυχημένη από την Bellcore. Είναι αξιοσημείωτο ότι το όλο σύστημα αναπτύχθηκε σε «χαμηλής τεχνολογίας» υπολογιστές. Παρόλα αυτά, η διαμόρφωση του προβλήματος, η υλοποίηση του συστήματος, και η εκπαίδευση των χρηστών έχουν τα χαρακτηριστικά της «υψηλής τεχνολογίας», που είναι βέβαια ίδιο της Bellcore.

 

Αξιολόγηση προσφορών, διαγωνισμοί και διαπραγματεύσεις

Πολύ συχνά ταυτίζεται η έννοια της βελτίωσης ενός συστήματος προμηθειών με τον στόχο της μηχανογράφησής του, αγνοώντας έτσι το ότι η μηχανογράφηση είναι ένα μέσο επίτευξης ενός στόχου, και όχι αυτοσκοπός. Περισσότερη σημασία έχει σε οποιοδήποτε κλάδο η επιλογή σωστής μεθοδολογίας επίλυσης των προβλημάτων του, παρά oι λεπτομέρειες της σχετικής μηχανογράφησης, αν βέβαια αποδειχθεί ότι έχει οικονομικό νόημα η μηχανογράφηση αυτή καθ’ αυτή.

Για να γίνει ίσως πιο εύλογη η παραπάνω άποψη, δίνουμε στο εδάφιο αυτό ορισμένα παραδείγματα σημαντικών προβλημάτων σας προμήθειες όπου η μηχανογράφηση δεν μπορεί να παίξει ιδιαίτερο ρόλο, ενώ αντίθετα μία σωστή ανάλυση με βάση τις αρχές της διοικητικής επιστήμης μπορεί να φέρει μεγάλα οφέλη.

Το κυρίαρχο πρόβλημα στην επιλογή προσφορών αφορά την αντιστάθμιση ποιότητας και κόστους. Συγκεκριμένα, αν έχουν υποβληθεί προσφορές για ένα τύπο μηχανήματος που διαφέρουν ως προς το κόστος, τα λειτουργικά έξοδα και τη διάρκεια ζωής του, πως πρέπει να επιλεγεί το συμφερότερο μηχάνημα;MRP Μία απλή ανάλυση [4] δείχνει ότι πρέπει να επιλεγεί ο τύπος που ελαχιστοποιεί τα ετήσια συνολικά έξοδα, δηλαδή Λ+Δα-1(Ν,ρ) όπου Λ τα ετήσια λειτουργικά έξοδα, Δ η δαπάνη αγοράς, Ν η διάρκεια ζωής του, ρ το αποπληθωρισμένο επιτόκιο και α-1(Ν,ρ) ο συντελεστής ανάκτησης κεφαλαίου. Η ανάλυση γίνεται πιο περίπλοκη αν υπεισέρχονται και άλλα ποιοτικά χαρακτηριστικά, ή αντιμετωπίζεται και το πρόβλημα μιας γρήγορα εξελισσόμενης τεχνολογίας. Εν πάσει περιπτώσει, το πρόβλημα αυτό δεν μπορεί να διευκολυνθεί από μια γενικής φύσης μηχανογράφηση.

Ένα πρόβλημα παρεμφερές με το προηγούμενο αφορά την επανάληψη ή όχι μιας διαδικασίας προμήθειας, όταν π.χ. ο σχετικός διαγωνισμός δεν έδωσε ικανοποιητικά αποτελέσματα. Η επανάληψη ή η κατακύρωση του διαγωνισμού εξαρτάται κυρίως από το κόστος επανάληψής του, το κόστος καθυστέρησης της παραγγελίας και τα αναμενόμενα αποτελέσματα ενός νέου διαγωνισμού. Μία ανάλυση των θεμάτων αυτών μπορεί να γίνει πάλι στα πλαίσια της διοικητικής επιστήμης [5], αλλά όχι με τρόπο που να απαιτεί γενικότερη μηχανογράφηση.

Η διαπραγμάτευση μεταξύ στελέχους προμηθειών και προμηθευτών είναι ένα ιδιαίτερα κρίσιμο αντικείμενο. Παρόλο που συχνά υποστηρίζεται ότι η διαπραγμάτευση είναι μία τέχνη χωρίς επιστημονική βάση, η εξέλιξη της μελέτης των ανταγωνιστικών αποφάσεων έχει δώσει σημαντικά αποτελέσματα όσον αφορά (α) αυτή καθ’ αυτή την διαπραγμάτευση [6], (β) την «σχεδίαση» διαγωνισμών, (γ) την στρατηγική επιλογή της προσφοράς που πρέπει να υποβάλει κάποιος για να κερδίσει ένα διαγωνισμό. Οι αναλύσεις αυτές υπάγονται στην Θεωρία των Παιγνίων, της οποίας οι πρωτοπόροι Nash, Selten and Harsanyi πήραν το 1994 Nobel Οικονομικών. Και εδώ η ανάλυση — και όχι η μηχανογραφική υλοποίηση παίζουν τον κύριο ρόλο.

 

Συμπεράσματα

Η βελτίωση ενός συστήματος προμηθειών θα πρέπει να στηρίζεται κυρίως σε σωστές μεθόδους της διοικητικής επιστήμης. Οι εξελίξεις στους αντίστοιχους τομείς των μεγάλων επιχειρήσεων του εξωτερικού είναι ραγδαίες, και τα ανώτερα στελέχη προμηθειών εκεί καλούνται να κατανοήσουν και να υλοποιήσουν μεθόδους που αν και συχνά περίπλοκες, υπόσχονται μεγάλα κέρδη. Υπό αυτό το πρίσμα, είναι εύλογο να προβλέψει κανείς ότι στο εγγύς μέλλον η κατάρτιση των στελεχών προμηθειών θα δίνει μεγαλύτερη έμφαση στη μεθοδολογία της διοικητικής επιστήμης παρά στις εξειδικευμένες μεθόδους μηχανογράφησης και ανάκτησης δεδομένων.

 

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

  1. Graves S. et al: Logistics of Production and Inventory, Handbooks in Operations Research and Management Science, Vol. 4, North Holland, Amsterdam 1993.
  2. Magirou V.F.: Stockpiling under price uncertainty and storage capacity constraints, European Journal of Operational Research, Vol. 11 (1982), 233-246.
  3. Sadrian A. and Y. Yoon, A Procurement Decision Support System in Business Volume Discount Environments, Operations Research, Vol. 42 (1994), No. 1.
  4. Μαγείρου E. Οικονομικά Μαθηματικά και Αξιολόγηση Επενδύσεων, Gutenberg, Αθήνα 1993.
  5. Πραστάκος Γ. Επιχειρησιακή Έρευνα, Εκδ. Σταμούλης, Πειραιάς 1992.
  6. Raiffa Η., The Art and Science of Negotiation, Harvard University Press, Cambridge Massachussetts, 1982.

 

Μαγείρου Ευάγγελος

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top