Print this page
MonMay06

Η τεχνολογία του EDI ως καταλύτης στον εκσυγχρονισμό της Προμήθειας και Διαχείρισης Υλικών (Μέρος Β΄)

Συνέχεια από Μέρος Α΄...
TESCO (αλυσίδα supermarkets)

Αλλά και κατά μήκος της αλυσίδας του λιανικού εμπορίου η χρήση του EDI είναι πολύ διαδεδομένη. Στις αρχές του 1993, 1.000 περίπου προμηθευτές συναλλάσσονταν μέσω EDI με την αλυσίδα supermarkets TESCO (INS, 1992). Η διαδικασία προμήθειας και διαχείρισης των προϊόντων ήταν ένα τεράστιο έργο και η αυτοματοποίηση της μέσω του EDI ήταν πολύ σημαντική, λαμβάνοντας υπόψη ότι πάνω από 16000 είδη τροφίμων διαπυούνται εκτός του μεγάλου φάσματος ειδών οικιακής χρήσης, ειδών προσωπικής φροντίδας, ποτών και αναψυκτικών. Μάλιστα η μεγάλη οικονομική ανάπτυξη και ο τριπλασιασμός των κερδών της επιχείρησης τα τελευταία 8 χρόνια αποδίδεται σε ένα μεγάλο βαθμό στην εφαρμογή του EDI.

Η εμπειρία του TESCO με το EDI ξεκίνησε με την ανταλλαγή τιμολογίων. Ελέγχοντας πάνω από 2000 προμηθευτές, η διαδικασία του ελέγχου των τιμολογίων, αντιστοίχησης με βάση τις παραδόσεις και πληκτρολόγησης των στοιχείων ήταν ένα τεράστιο έργο. Σήμερα όχι μόνο τα τιμολόγια έρχονται ηλεκτρονικά αλλά και οι τιμοκατάλογοι γεγονός που επιτρέπει τον προσδιορισμό των όποιων ασυμφωνιών πριν ακόμα έρθουν τα τιμολόγια. Αυτό συνεπάγεται μείωση του διαχειριστικού κόστους και εξομάλυνση της διαδικασίας πληρωμών.

Το μετέπειτα βήμα αφορούσε την αυτοματοποίηση της διαδικασίας της παραγγελίας. Οι παραγγελίες συγκεντρώνονταν από τα επιμέρους καταστήματα και διαβιβάζονταν ηλεκτρονικά στο κεντρικό σύστημα διαχείρισης παραγγελιών. Από εκεί μεταφέρονταν στα συστήματα παραγγελιοληψίας των προμηθευτών, όπου ετύγχαναν περαιτέρω επεξεργασίας.

Πέρα από την αυτοματοποίηση των διαδικασιών αυτών, οι δυνατότητες του EDI και της πληροφορικής γενικότερα οδήγησαν σε μια απόφαση γενικότερης αναδιάρθρωσης και ορθολογικοποίησης των διαδικασιών προμήθειας και διαχείρισης των προϊόντων. Έτσι σήμερα οι αποφάσεις αγορών λαμβάνονται κεντρικά από ένα νέο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων. Οι διανομές προϊόντων γίνονται στα κέντρα διανομών του TESCO και από εκεί τα προϊόντα διανέμονται στα επιμέρους καταστήματα όποτε απαιτείται, μειώνοντας έτσι την ανάγκη διατήρησης αποθεμάτων σε επίπεδο καταστήματος.

Ταυτόχρονα, το γεγονός ότι οι προμηθευτές δέχονται μία μόνο παραγγελία από κάθε κέντρο διανομής αντί από κάθε κατάστημα συνεπάγεται για αυτούς μειωμένο κόστος διανομής και για το TESCO δυνατότητα διαπραγμάτευσης καλύτερων όρων. Η κεντρική διαχείριση αποθεμάτων σημαίνει ανάγκη μικρότερου χώρου αποθήκευσης σε κάθε κατάστημα, άρα δυνατότητα αύξησης του λειτουργικού χώρου για πωλήσεις. Παράλληλα, oι συγκεντρωτικές παραδόσεις προϊόντων (των οποίων η ποιότητα έχει ελεγχθεί) σημαίνει αυξημένα έσοδα και μείωση διαχειριστικού κόστους.

Ιδιαίτερα θα πρέπει να τονιστεί επίσης το γεγονός ότι στοιχεία κατανάλωσης, όπως προκύπτουν από τα Points of Sales (POS), μεταβιβάζονται στους προμηθευτές, προκειμένου να προγραμματίσουν έγκαιρα την παραγωγή τους και τις προμήθειες πρώτων υλών.

Τέλος, στρατηγική σημασία έχει η εφαρμογή του EDI στα πλαίσια της προμήθειας νωπών προϊόντων μικρής διάρκειας ζωής. Εφαρμόζοντας το EDI στις παραγγελίες αυτών των προϊόντων, το TESCO μείωσε τον κύκλο παραγγελίας, τις πιθανότητες ελλείψεων, την αχρήστευση προϊόντων και βέβαια αύξησε τα κέρδη.

 

Boots (αλυσίδα καταστημάτων φαρμάκων και ειδών προσωπικής φροντίδας)

Η αλυσίδα καταστημάτων Boots χρησιμοποιεί το EDI προκειμένου να μειώσει τα αποθέματα που διατηρεί στις κεντρικές αποθήκες της αλλά και στα τοπικά υποκαταστήματα. Με τη βοήθεια του EDI και σε συνεργασία με τους προμηθευτές της, έχουν κατορθώσει να μειώσουν τον κύκλο επανατροφοδότησης των αποθεμάτων. Έτσι έχοντας εξασφαλίσει παράδοση προϊόντων μέσα σε ώρες ή το πολύ μία ημέρα από την ηλεκτρονική αποστολή μίας παραγγελίας, κατόρθωσαν να εξαλείψουν την ανάγκη διατήρησης αποθέματος πολλών ημερών.

 

Levi Strauss (κατασκευαστής ετοίμων ενδυμάτων)

Η Levi Strauss αποτελεί ένα πρωτοποριακό παράδειγμα όπου ο προμηθευτής (Levi Strauss) δημιούργησε για λογαριασμό των πελατών του ένα αυτοματοποιημένο σύστημα παρακολούθησης των πωλήσεων, διαχείρισης αποθεμάτων και παραγγελιοδοσίας, κάνοντας χρήση και των δυνατοτήτων του EDI (Sokol, 1989). Η απόφαση αυτή λήφθηκε δεδομένου ότι οι περισσότεροι πελάτες της Levi δε διέθεταν συστήματα που να τους βοηθούν στη διαχείριση των αποθεμάτων και παραγγελιοδοσία, γεγονός που οποιοσδήποτε έθετε εμπόδια στην πραγματοποίηση των στρατηγικών στόχων της εταιρίας.edi digital platform

Στα πλαίσια αυτά, ο πελάτης διαβιβάζει, μέσω EDI, στοιχεία από τα Points of Sales (POS) ή μετρήσεις του εναπομείναντος αποθέματος. Το σύστημα της Levi επεξεργάζεται τα στοιχεία αυτά βασιζόμενο σε μοντέλα επανατροφοδότησης αποθεμάτων όπως αυτά έχουν οριστεί από τον πελάτη, και είτε δημιουργεί προτεινόμενες παραγγελίες που στέλνονται στον πελάτη (μέσω EDI) για επιβεβαίωση, είτε ενημερώνει αυτόματα το αρχείο παραγγελιών και στέλνει σχετική αναφορά στον πελάτη. Με το σύστημα αυτά ο πελάτης ξέρει άτι θα έχει πάντα τα βέλτιστα επίπεδα αποθεμάτων για το σύνολο των προϊόντων της Levi.

Στον τομέα της διανομής, η Levi έχει υλοποιήσει μια διαδικασία που βοηθάει τον πελάτη να περιορίσει τη διαδικασία παραλαβής και ταυτόχρονα να απελευθερώσει το απασχολούμενο προσωπικά. Σύμφωνα με τη διαδικασία αυτή, πριν μια παραγγελία διανεμηθεί, αποστέλλεται ηλεκτρονικά το δελτίο αποστολής με τις λεπτομέρειες για τα προϊόντα που θα παραδοθούν καθώς και το πρόγραμμα διανομής. Στις πληροφορίες αυτές συμπεριλαμβάνονται νούμερα που αναγνωρίζουν με μοναδικά τρόπο τα κιβώτια καθώς και τα στοιχεία των επιμέρους ειδών που βρίσκονται σε κάθε ένα από τα κιβώτια αυτά. Τα νούμερα αυτά εμφανίζονται και στο εξωτερικό των κιβωτίων με τη μορφή barcodes. Η διαδικασία αυτή επιτρέπει στον παραλήπτη να διαβάζει απλά το barcode του κάθε κιβωτίου και να βλέπει στην οθόνη του τα ακριβή περιεχόμενα της παραλαβής. Έτσι διευκολύνεται και επιταχύνεται ο έλεγχος κατά την παραλαβή αλλά και μπορεί να ενημερωθεί άμεσα και η αποθήκη του.

 

Εθνικό Σύστημα Υγείας της Μ. Βρετανίας

Στη Μ. Βρετανία, η εφαρμογή του EDI στα πλαίσια της λειτουργίας προμηθειών του Εθνικού Συστήματος Υγείας αποτελεί ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα που προέρχεται από τον ευρύτερο δημόσιο τομέα (Δουκίδης, Φραγκοπούλου, Αναγνωστόπουλος, 1993). Η συγκεκριμένη εφαρμογή προβλέπει την ηλεκτρονική επικοινωνία των προμηθευτών με τα τοπικά (περιφερειακά) κέντρα προμηθειών του Ε.Σ.Υ., ενώ παράλληλα προωθείται η απευθείας σύνδεση των νοσοκομείων. Το θέμα των προμηθειών είναι πολύ σημαντικό στα πλαίσια του ΕΣΥ και συγκεκριμένα αποτελεί οικονομική δραστηριότητα της τάξης των 6 δις αγγλικών λιρών. Από αυτά τα 4 δις αφορούν νοσοκομειακά είδη όπως φαρμακευτικό υλικό, ιατρικό εξοπλισμό και αναλώσιμα υλικά. Η πρωτοβουλία EDI εντάσσεται σε ένα σχέδιο ορθολογικοποίησης του συστήματος προμηθειών του Ε.Σ.Υ. που θα επιτύχει μεγαλύτερη ευελιξία, άμεση ικανοποίηση των αναγκών, καθώς και αποτελεσματικότερη διαχείριση και έλεγχο.

 

Electricite de France

H Electricite de France (EDF) χρησιμοποιεί το EDI στα πλαίσια των προμηθειών τριών επιμέρους τμημάτων της. Το Τμήμα Έρευνας και Ανάπτυξης λαμβάνει ηλεκτρονικά τιμολόγια από την IBM που αποτελεί έναν από τους βασικούς προμηθευτές του τμήματος. Το Τμήμα Διανομών είναι υπεύθυνο για το πρόγραμμα EDI στα πλαίσια του οποίου γίνεται ηλεκτρονική αποστολή παραγγελιών, επιβεβαιώσεων κλπ. από τα τμήματα προμηθειών των περιφερειακών κέντρων στους προμηθευτές. Τέλος, στο Τμήμα Μεταφοράς Ενέργειας και Τηλεπικοινωνιών το EDI χρησιμοποιείται στις παραγγελίες, τιμολόγηση και ειδοποιήσεις παράδοσης έργων, που ανατίθενται σε τρίτους κατασκευαστές.

 best approaches to survive supply chain complexity wide image

Συμπέρασμα

Τα παραδείγματα από τη χρησιμοποίηση του EDI στα πλαίσια των λειτουργιών προμήθειας και διαχείρισης υλικών είναι πολλά και αποτελούν ένδειξη για το ότι και οι ελληνικές επιχειρήσεις θα μπορέσουν, με οδηγό τη σχετική γνώση και εμπειρία, να εκμεταλλευτούν τα πλεονεκτήματα της σύγχρονης τεχνολογίας. Ωστόσο, αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση η στρατηγική προσέγγιση του EDI που θα επιτρέψει στις διοικήσεις των επιχειρήσεων και στις διευθύνσεις των αρμόδιων λειτουργικών τμημάτων να εντάξουν την τεχνολογία του EDI ως αναπόσπαστο τμήμα συγκεκριμένων επιχειρηματικών στόχων και πολιτικών.

 

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

  1. Δουκίδης Γ., Φραγκοπούλου Α., Αναγνωστόπουλος I. (1993): Electronic Data Interchange: Η Πληροφορική στις σύγχρονες επιχειρήσεις, Εκδόσεις Σταμούλη.
  2. INS (1992), Case Study prepared for INS.
  3. Lecoeur A., Berger P. and Watiez J. (1991), Usinor-Sacilor, study prepared for the TEDIS programme of DGXIII of the Commission.
  4. Pheiffer H. (1991), Philips Fissiau, study prepared for the TEDIS programme of DGXIII of the Commission.
  5. Sokol P. (1989), EDI The Competitive Edge, Multiscience Press Inc, USA.
 

Φραγκοπούλου Άννη

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.