MonMar04

Εφαρμογή της Διαχείρισης Υλικών στις Επιχειρήσεις (Μέρος A΄)

Η παρουσίαση περιγράφει πρακτικές εμπειρίες από την εφαρμογή της λειτουργίας της διαχείρισης υλικών σε μία επιχείρηση καταναλωτικών προϊόντων. Γίνονται αρκετές ενδιαφέρουσες επισημάνσεις πάνω σε πραγματικά καθημερινά προβλήματα που εμφανίζουν καθαρά αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των επί μέρους λειτουργιών που αφορούν υλικά καθώς και πάνω στις δυσκολίες λήψης διοικητικών αποφάσεων.

Δεν θα σπαταλήσω χρόνο για να τονίσω την σπουδαιότητα που έχει, ή πρέπει να έχει η Διαχείριση Υλικών στις Επιχειρήσεις. Με την ευρεία της έννοια, όταν ελέγχει κόστος A' Υλών, Υλικών Συσκευασίας, Κόστος Βιομηχανοποίησης, Κόστος Αποθήκευσης & Διανομής, σε προϊόντα ευρείας κατανάλωσης και σε κλάδους με έντονο ανταγωνισμό, ελέγχει κοστολόγια που αντιστοιχούν σε 60 - 70% του καθαρού τζίρου, ή των καθαρών εσόδων μιας επιχείρησης. Σε οργανωμένα σχήματα με περισσότερα τμήματα, κι όταν ακόμα ελέγχει μόνο το κόστος Α' Υλών και Υλικών Συσκευασίας, τα μεγέθη είναι εξίσου αξιόλογα. Επίσης σαν τάση, όσο εντείνεται ο ανταγωνισμός σε ένα κλάδο και όσο συμπιέζονται τα εισοδήματα και παρουσιάζει στασιμότητα η γενικότερη οικονομία, αυξάνεται η σπουδαιότητα και αναγκαιότητα της Διαχείρισης Υλικών.

Για τους λόγους αυτούς, το τμήμα ή τα τμήματα που έχουν σχέση με την Διαχείριση Υλικών, χρειάζονται πρωτοκλασάτα στελέχη, με σωστή οικονομοτεχνική πανεπιστημιακή μόρφωση, ηγετικά προσόντα, καλή επαφή και επικοινωνία, δυνατά και αναλυτικά μυαλά, τα οποία να μπορούν να συλλάβουν και να ανταποκριθούν στις προκλήσεις των καιρών. Ακόμα, και στις επιχειρήσεις που οι αρμοδιότητα Διαχείρισης Υλικών είναι τεμαχισμένη οργανωτικά σε διαφορά τμήματα, θα πρέπει να βρεθούν συντονιστικά σχήματα / όργανα, τα οποία να εξασφαλίζουν συντονισμό στόχων και ενεργειών, ώστε να επιτυγχάνεται συνολικά το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα για επιχείρηση. Σ’ αυτές τις περιπτώσεις, η σωστή εκπαίδευση των διαφόρων τμημάτων σε αναλυτικές μεθόδους / τρόπους δουλειάς, εργαλεία, αλλά και σε γενικότερα θέματα επικοινωνίας, συμπεριφοράς, συμμετοχής σε συσκέψεις / διαπραγματεύσεις, αποκτά ακόμα περισσότερη σημασία.

Ο τομέας Διαχείρισης Υλικών, έχει πάρα πολλές ιδιαιτερότητες και ουσιώδεις λεπτομέρειες που αφορούν την αγορά, διανομή και αποθήκευση των υλικών. Τα παλιότερα μέλη, των τμημάτων Διαχείρισης Υλικών έχουν μάθει πολλές φορές από το δύσκολο δρόμο, από τα λάθη τους αυτές τις λεπτομέρειες. Είναι σφάλμα να τις αγνοήσουμε και να τις αφήσουμε ανεκμετάλλευτες. Με την σωστή εκπαίδευση και οργάνωση επιβάλλεται να συμπληρώσουμε την θεωρητική κατάρτιση που ίσως τους λείπει για το καλό των όλων και κυρίως της επιχείρησης. Πέρα από την σωστή στελέχωση / οργάνωση, το τμήμα Διαχείρισης Υλικών, πρέπει να έχει συγκεκριμένους στόχους.

m home slide 01

Βέβαια, ο γενικότερος στόχος μας είναι με την ορθολογική διαχείριση που κάνουμε να εξασφαλίζουμε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση μας. Αλλά αυτός είναι ένας γενικός στόχος, όπως μια διακήρυξη αρχών που αν δεν επιβεβαιώνεται στην πράξη με συγκεκριμένα και μετρήσιμα αποτελέσματα καταντά να μην σημαίνει τίποτα. Στη σημερινή πρακτική, ο στόχος αυτός συνήθως είναι ετήσιος, καθορίζεται από τη Διεύθυνση της Εταιρείας, αφού επεξεργαστούν : η γενικότερη πολική, και οι στόχοι της Εταιρείας για τον επόμενο χρόνο, ληφθούν υπ’ όψιν, οι ανάγκες των τμημάτων της εταιρείας, αλλά και οι δικές μας ρεαλιστικές προτάσεις, για το τι μπορούμε να επιτύχουμε σαν τμήμα Διαχείρισης Υλικών τον επόμενο χρόνο.

Αυτός ο στόχος, επαναλαμβάνω, πρέπει να είναι απόλυτα συγκεκριμένος και μετρήσιμος, αναλύεται σε μικρότερους στόχους για τις διάφορες λειτουργίες και τα μικρότερα τμήματα, αναλύεται λεπτομερειακά σε συγκεκριμένες ενέργειες, συγκεκριμένα προγράμματα εξοικονόμησης πόρων, με καθορισμένο ορίζοντα υλοποίησης και χρεώνεται σε συγκεκριμένα τμήματα και άτομα. Για να δώσω ένα παράδειγμα, για Εταιρείες όπου η λειτουργίες Διαχείρισης Υλικών είναι συγκεντρωμένες κάτω από μια ομπρέλα, ο γενικός στόχος, μπορεί να είναι: ένα και μοναδικό νούμερο, π.χ. η μείωση του άμεσου κόστους προϊόντων, σαν ποσοστό καθαρής τιμής πώλησης κατά 4 ή 5 ποσοστιαίες μονάδες. Είναι ένας ξεκάθαρος στόχος, κατανοητός από όλα τα τμήματα και στο βαθμό που επιτυγχάνεται είναι εντυπωσιακός, γιατί δείχνει ευθέως την συμμετοχή του τμήματος Διαχείρισης Υλικών στην αύξηση των κερδών της Εταιρείας. Ο δείκτης αυτός βοηθά την κατανομή της προσπάθειας, σε κατηγορίες προϊόντων, σε επιμέρους προϊόντα και δίνει τον τόνο για τον προσδιορισμό επιμέρους κοστολογίων τμημάτων όπως κόστος αποθήκευσης, κόστος διανομής, κόστος παραγωγής, κλπ.

Φυσικά, μπορεί να κάνει κανείς και το αντίστροφο, κυρίως σε περιπτώσεις που η διαχείριση υλικών δεν είναι κάτω από μία ομπρέλα. Να βγάλει αναλυτικούς στόχους για επιμέρους κοστολόγια διανομής, αποθήκευσης, παραγωγής κλπ. 5 - 2,3% πιο κάτω από τη περσινή χρήση και να καταλήξει σε ένα συνολικό αθροιστικό ή συγκριτικό στόχο / αποτέλεσμα.

m packagesΚανένα Πρόβλημα. Το πρωτεύον είναι να υπάρχει ο στόχος, να είναι μετρήσιμος, κατανοητός και ξεκάθαρος στους υπευθύνους για την πραγματοποίηση του και να υπάρχει στο τμήμα ή τμήματα, η δέσμευση, ο ζήλος και ο ενθουσιασμός πέραν από τα μέσα και τη γνώση για την υλοποίηση του.

Και τώρα, να περάσουμε σε πιο πρακτικά μέτρα εφαρμογής για το πώς μπορούμε καλύτερα να θέσουμε ρεαλιστικούς επί μέρους στόχους και πως να τους επιτύχουμε:

1η Επισήμανση & πολύ βασική: Μην υπερεκτιμάτε τις δυνατότητές σας και τις δυνατότητες του συστήματος σας. Ο χώρος μας είναι πολύ δυναμικός, έχει μεγάλη κινητικότητα, αναπόφευκτα οι καθημερινές λειτουργίες αποσπούν μεγάλο μέρος του χρόνου και της προσοχής μας. Δεν μπορούμε να ελέγξουμε τα πάντα. Επιβάλλεται να έχουμε σωστή ιεράρχηση και να συγκεντρωθούμε στα ουσιώδη. Συγκεντρώστε τις προσπάθειες σας στις 10 - 20 Α’ Ύλες και Υλικά που συνήθως αποτελούν το 70 - 80% του συνολικού κόστους και προσπαθήστε να ελέγξετε όσο πιο αποτελεσματικά και αναλυτικά γίνεται τη διαχείριση αυτών των Υλικών.

Βάλτε διαφορετικούς στόχους και συστήματα για την παρακολούθηση αυτή, περάστε τα επιμέρους κοστολόγια τους από λεπτομερή ανάλυση.

Είναι ένας σίγουρος τρόπος για να κερδίσετε την μάχη. Πάρτε κάθε μείζων υλικά ξεχωριστά και δέστε:

Πώς το αγοράζουμε; spot, με 6μηνες συμβάσεις; Πέραν από τις κλασικές μεθόδους αγοράς; π.χ. καλύτερες διαπραγματεύσεις, υπάρχουν περιθώρια να κερδίσουμε κάτι, Αν αλλάξουμε διάρκεια σύμβασης Αν αλλάξουμε Προμηθευτές,

Αν εισάγουμε ένα 2ο Προμηθευτή δίνοντας του δοκιμαστικά το 15 - 20% του συνολικού όγκου. Τί μπορούμε να κερδίσουμε αν διαφοροποιήσουμε το μέγεθος της παραγγελίας μας ή ακόμα τι μπορούμε να κερδίσουμε Αν αλλάξουμε μέθοδο παραλαβής και συσκευασίας. π.χ. ολόκληρες παλέτες ήτοι σάκοι, ή βαρέλια ίσως ολόκληρα containers, βυτία ολόκληρα αντί βαρέλια, διά θαλάσσης αντί οδικώς, κλπ.

 

Καράκης Η.

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top