MonMay13

Εμπειρία από την Υλοποίηση Συστημάτων EDI στην Ελλάδα (Μέρος Α΄)

Τ. ΛΥΜΠΕΡΕΑΣ: To EDI κατά τη διάρκεια της ημέρας ακούστηκε αρκετές φορές και ίσως η λέξη EDΙ να μη σημαίνει πλέον Electronic Data Interchange αλλά Everybody Discussing It.

Κάποια στιγμή, ελπίζουμε αυτό να αλλάξει και να σημαίνει Everybody Doing It. Αυτός είναι και ο ρόλος του Κέντρου Ενημέρωσης για το EDI, για το οποίο θα σας μιλήσω αργότερα. Πριν σας μιλήσω για το Κέντρο Ενημέρωσης, θα ήθελα να περάσω αμέσως σε δύο ακόμα παραδείγματα εφαρμογών του EDI στον ελληνικό χώρο.

Η. ΚΟΣΜΑΣ: Θα σας κάνω μια μικρή αναδρομή, στο πώς στην εταιρία μας, την TOYOTA HELLAS, εισάγαμε το EDI. Είχαμε μια πολύ μεγάλη πίεση από τον βασικό μας προμηθευτή, που είναι η TOYOTA MOTOR CORPORATION της Ιαπωνίας. Ήθελαν οπωσδήποτε να μπούμε σ’ αυτό το σύστημα, γιατί όλες οι άλλες TOYOTA σε όλο τον κόσμο ήταν σε αυτό το σύστημα. Ο παράγοντας που μας υπαγόρευε να μπούμε σ’ αυτό ήταν ότι το πρωτόκολλο το συγκεκριμένο που χρησιμοποιούσε η TOYOTA ήταν το Packed Switching Network, το γνωστό σε όλους μας Hellas Pack για την Ελλάδα, το οποίο όμως τότε εν έτει 1985-86 δεν υπήρχε στην Ελλάδα, οπότε είχαμε μια μεγάλη καθυστέρηση στο να μπούμε στο EDI λόγω Hellas Pack. Κάποια στιγμή μπήκε το Hellas Pack, δούλεψε με κάποιες καθυστερήσεις και κάποιους περιορισμούς, στο τέλος της ημέρας και μπορέσαμε σταδιακά και θα εξηγήσω πως να μπούμε σε αυτό τον τομέα.

Πρώτα βάλαμε τα ανταλλακτικά και τις συναλλακτικές πράξεις μεταξύ της TOYOTA HELLAS και της TOYOTA MOTOR CORPORATION. Όταν το κάναμε, βασισμένοι στην εμπειρία που είχαμε, ενσωματώσαμε το EDI μεταξύ της TOYOTA HELLAS και των επίσημων αντιπροσώπων της, των dealers. Στη συνέχεια και κτίζοντας πάνω στην εμπειρία μας, χρησιμοποιήσαμε και ενσωματώσαμε πάνω στο EDI όλες, τις δοσοληψίες για τα αυτοκίνητα και τις εγγυήσεις μεταξύ της TOYOTA HELLAS τοπικά και της TOYOTA Ιαπωνίας. Βασισμένοι πάλι σε αυτή την εμπειρία είμαστε τώρα σε ένα στάδιο που αναπτύσσουμε EDI μεταξύ TOYOTA HELLAS και των αντιπροσώπων για αυτοκίνητα και εγγυήσεις.

Βλέπουμε ότι το EDI πρέπει να κτιστεί σταδιακά, με αργά βήματα και βασισμένο σε κάποιες εμπειρίες. Υπάρχουν διεθνή πρωτόκολλα και standards για το EDI. Το πιο γνωστό που υπάρχει είναι το EDIFACT, όμως η TOYOTA Ιαπωνίας δεν έχει υιοθετήσει αυτό το standard αλλά έχει ένα δικό της EDI, εταιρικό EDI. Βασισμένοι λοιπόν στην εμπειρία της TOYOTA Ιαπωνίας για το εταιρικό EDI, δημιουργήσαμε το δικό μας εταιρικό EDI μεταξύ του τοπικού εισαγωγέα της TOYOTA HELLAS και των αντιπροσώπων μας. Τώρα αν με ρωτήσετε γιατί δεν χρησιμοποιούμε το διεθνές παραδεκτό πρωτόκολλο EDIFACT είναι πολύ απλό, είναι η κύρια επιθυμία της TOYOTA Ιαπωνίας.

To EDI στην Ελλάδα δεν μπορεί εκ των πραγμάτων να είναι το πραγματικό EDI όπως το ξέρουν στο εξωτερικό. Διότι δεν βοηθάει η υπάρχουσα νοοτροπία σε σχέση με την κατάργηση του χαρτιού. Πρέπει να υπάρχει τιμολόγιο. Τα αρχεία βέβαια διαφόρων εφαρμογών μέσω EDI ενημερώνονται αυτόματα και αυτό δίνει τα οφέλη που δίνουν oι εφαρμογές EDI ανά τον κόσμο, όμως δημιουργεί ένα επιπλέον κόστος, την διακίνηση του χαρτιού, διότι όλοι ξέρουμε την ιστορία με τα τιμολόγια και τα δελτία αποστολής.EDI 82289435 Δηλαδή το άυλο τιμολόγιο δυστυχώς δεν υπάρχει αν και σε κάποιο αντίστοιχο συνέδριο για το EDI πριν δύο χρόνια κάποιος από ένα υπουργείο υποσχέθηκε ότι σε δυό-τρεις μήνες θα είναι όλα έτοιμα και νομοθετημένα, ακόμα μάλλον το περιμένουμε κ. Δουκίδη.

Τώρα τί είναι το εταιρικό EDI. Στο εταιρικό EDI η ανταλλαγή πληροφοριών έχει σημασία μόνο μεταξύ συνομιλητών TOYOTA. Κάποιος άλλος που δεν είναι σε αυτό το κύκλωμα δεν μπορεί να έχει τα οφέλη αυτά. Με την ίδια έννοια αν όλοι είχαν εφαρμόσει κάποιο πρωτόκολλο όπως το EDIFACT θα μπορούσαν οι διάφορες εταιρίες απλώς να μπαίνουν στο EDI FACT και ο ένας με τον άλλον να στέλνουν τιμολόγια και δελτία αποστολής.

Εμείς με τα δύο είδη EDI που έχουμε θα σας πω τί είδους πληροφορίες συναλλάσουμε :

Σαν εταιρία διακίνησης αυτοκινήτων και ανταλλακτικών με την TOYOTA ΙΑΠΩΝΙΑΣ ηλεκτρονικά και μέσω EDI στέλνουμε παραγγελίες αποθέματος αεροπορικώς, επείγουσες παραγγελίες και μπορούμε να απευθύνουμε διάφορες ερωτήσεις για το status ορισμένων παραγγελιών. Τούτο ισχύει και για τα αυτοκίνητα.

Όσον αφορά την TOYOTA ΕΛΛΑΣ και τους dealers ισχύουν τα ανωτέρω, δηλαδή oι τύποι πληροφοριών, οι παραγγελίες αποθέματος ανταλλακτικών και οι επείγουσες παραγγελίες. Επίσης μπορούμε να ξέρουμε το stock ανά αντιπρόσωπο και ανά ανταλλακτικό, τα αδιακίνητα ανταλλακτικά και να βοηθούμε πώς πρέπει να τα προωθούν.

Τώρα θα μιλήσω για τα οφέλη που είχαμε τόσο εμείς σαν TOYOTA ΕΛΛΑΣ όσο και οι dealers μας από το EDI.

Όσον αφορά την TOYOTA ΕΛΛΑΣ είχαμε στα ανταλλακτικά μία σημαντική μείωση του χρόνου συναλλαγής με την TOYOTA ΙΑΠΩΝΙΑΣ. Αυτό είχε σαν συνέπεια την μείωση του stock της αποθήκης μας. Καταργήσαμε τελείως την χειρονακτική καταχώρηση στις παραγγελίες οπότε αποφεύγουμε και τα ανθρώπινα σφάλματα. Χωρίς το EDI δεν θα ήταν δυνατό να εφαρμόσουμε αυτό που κάνουμε σήμερα προς την TOYOTA ΙΑΠΩΝΙΑΣ, δηλαδή καθημερινή παραγγελία ανταλλακτικών και αυτοκινήτων. Καταργήθηκαν οι ενδιάμεσες καταστάσεις όπως αποστολή παραγγελίας με μαγνητικό μέσο το οποίο ήταν μία βελτίωση από το να στέλνεις fax ή με courier τεράστια τιμολόγια, πήραμε νέες κατηγορίες πληροφοριών όπως κωδικούς containers και κωδικούς επιβεβαίωσης παραγγελιών. Η διαδικασία εισαγωγών έγινε αυτοματοποιημένη, είχαμε ένα καλύτερο management information όσον αφορά τα ανταλλακτικά και αργότερα και τα αυτοκίνητα, όταν αυτά ενσωματώθηκαν στο EDI.

Μία δεύτερη μορφή EDI που έχουμε αναπτύξει με τη TOYOTA ΕΛΛΑΣ αφορά τις παραγγελίες από τους αντιπροσώπους. Πρώτα την παραγγελία έπρεπε να καταχωρήσει ο αντιπρόσωπος και μετά να ξανακαταχωρηθεί στο γραφείο μας. Τώρα καταχωρείται μία φορά σε επίπεδο αντιπροσώπων όσον αφορά τα ανταλλακτικά και έρχεται σε εμάς, σύντομα αυτό θα γίνεται και για τα αυτοκίνητα. Από εκεί και πέρα όταν εμείς τους στέλναμε την παραγγελία στέλναμε ένα τιμολόγιο, αυτό το τιμολόγιο έπρεπε το λογιστήριο των αντιπροσώπων να το καταχωρήσει μαζί με οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που υπήρχαν. Η καταχώρηση δεν υφίσταται πλέον σε όσους είναι στο ON LINE στο EDI διότι αυτόματα τα τιμολόγια μπορεί να τα παίρνουν 2-3 ημέρες μετά, αλλά η αποθήκη ενημερώνεται 2-3 ημέρες νωρίτερα.

Με τη δική μας εμπειρία του EDI θα ήθελα να κάνω μερικές συστάσεις σε κάποιον από εσάς που θα θέλανε να βάλουν EDI στην εταιρία, θα συμφωνούσα καταρχάς με τον κ. Δουκίδη ότι όσο απόμακρο κι αν φαίνεται τώρα, στην επόμενη δεκαετία νομίζω ότι αν κάποιος δεν είναι μέσα στο EDI, είτε προμηθευτής είναι είτε οποιοσδήποτε άλλος, θα αντιμετωπίσει πολλά προβλήματα. Πάντως, όσοι από εσάς αρχίσατε να σκέφτεστε το EDI πρέπει καταρχάς να έχετε κάποιο άτομο που θα είναι υπεύθυνο για τα συστήματα EDI.

edi 2

Θα πρέπει να είναι πλήρως εκπαιδευμένο και υπάρχουν στην Ελλάδα εταιρίες που μπορούν να δώσουν εκπαίδευση και συμβουλευτικές πληροφορίες για θέματα EDI. Εάν είσαστε σε κάποιο τομέα που κάνετε το δικό σας εταιρικό EDI θα πρέπει να είναι πάρα πολύ καλά σχεδιασμένο και να έχετε σκεφτεί πολύ καλά τουλάχιστον το τμήμα πληροφοριών, τις δομές των εγγράφων. Είναι πολύ σημαντικό η διαδικασία λήψης και αποστολής πληροφοριών EDI να είναι πάρα πολύ απλή και σαφής και πλήρως τεκμηριωμένη.

Πρέπει να έχετε ένα πλήρες σχέδιο έκτακτης ανάγκης σε περίπτωση ανωμαλιών διότι τί γίνεται εάν το EDI δεν λειτουργεί; Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης, που σημαίνει ότι μπορεί να περιλαμβάνει την χρήση παλαιότερων μεθόδων. Ανέφερα ότι η μετάβαση σε μία κατάσταση EDI αλλάζει ριζικά πολλές διαδικασίες μέσα στη εταιρία και θα συνιστούσα πριν την εφαρμογή να κάνει ένα test run τουλάχιστον 2-4 μηνών. Εμείς κάναμε test run που διήρκεσε 6 μήνες γιατί τα ποσά ήταν πολύ μεγάλα. Από τη στιγμή που θα μπείτε στο EDI να είστε σίγουροι ότι δουλεύει.

To EDI αποτελείται βασικά από δυο τομείς. Κρατείστε ξεχωριστά τα θέματα των τηλεπικοινωνιών από τα θέματα των εφαρμογών.

Η εταιρία πρέπει να αναπτύξει επαρκείς διαδικασίες ελέγχου και ασφαλείας. Μέσω EDI περνάνε όλες οι δοσοληψίες δηλαδή από δίκτυα δεδομένων — τα δημόσια δίκτυα δεδομένων. Είναι πολύ σημαντικό —και εμείς το κάνουμε και θα συνεχίσουμε να το κάνουμε— να φυλάξετε τα ιστορικά αρχεία δηλαδή όποια παραγγελία στέλνετε ότι πληροφορία παίρνετε, πρέπει να κρατάτε αρχεία διότι είναι και η μοναδική απόδειξη που έχετε ότι κάτι στάλθηκε ή ότι κάτι ήλθε.

Για το EDI θα έλεγα, ότι από τη στιγμή που μπήκαμε στο EDI, αν αυτή τη στιγμή μας πούνε βγείτε και δουλεύετε με τον παλιό τρόπο αυτό δεν γίνεται. Από τη στιγμή που μπαίνεις σε ένα σύστημα είναι το ίδιο πράγμα όπως παλιά όταν ήταν χειρονακτικό το σύστημα και περνούσες στο μηχανογραφημένο. Δεν γίνεται να γυρίσεις πίσω. Συνεχίζεται........

Συζήτηση από τη διεξαγωγή του 1ου Πανελληνίου Συνεδρίου Προμηθειών & Διοίκησης Εφοδιασμού

Συντονιστής:
Τ. ΛΥΜΠΕΡΕΑΣ, EDI HELLAS
Μέλη:
Η. ΚΟΣΜΑΣ, TOYOTA,
Δ. ΒΛΑΧΟΓΙΑΝΝΗΣ, ΝΟΤΑ,
Κ. ΣΤΑΜΟΥ, ΕΑΒ,
Σ. ΚΑΡΑΓΕΩΡΓΙΟΥ, EDIGRAC

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top