MonJun17

Η Μηχανογράφηση στις Προμήθειες και Διαχείρηση Υλικών

Στην εποχή μας, ίσως περισσότερο από ποτέ, η επιχειρηματική δραστηριότητα και η τεχνολογία, πορεύονται δίπλα-δίπλα. Ειδικά η σύγχρονη τεχνολογία της Πληροφορικής αποτελεί ένα αναπόσπαστο και δυναμικό κομμάτι των επιχειρηματικών διαδικασιών στο σύνολό τους.

Βρισκόμαστε πραγματικά μπροστά σε μια σχέση ουσιαστικής και διαρκούς αλληλεπίδρασης. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις αναθεωρούν τις τακτικές και τις πρακτικές τους. Επανασχεδιάζουν την δομή τους. Προσπαθούν να γίνουν πιο ευέλικτες, πιο άμεσες, να ανταποκρίνονται ταχύτερα στις απαιτήσεις των πελατών τους. Πρόκειται για προσπάθειες σύνθετες, δύσκολες και συχνά χρονοβόρες.

Ακριβώς παράλληλα, και απόλυτα συμπληρωματικά, πορεύεται η Πληροφορική. Καθώς οι επιχειρήσεις αποκτούν ένα νέο προφίλ, έτσι και η έννοια της Μηχανογράφησης, στο σύνολό της, αποκτά νέες διαστάσεις και υπόσταση. Ξεφεύγει από τα συγκεντρωτικά μοντέλα και περνά σε περιβάλλοντα κατανεμημένα, αποκεντρωμένα, όπου οι υλικοί και οι ανθρώπινοι πόροι, διασυνδέονται και αξιοποιούνται με τρόπο διάφανο και κατανοητό για τον τελικό χρήστη.

Η σύγχρονη επιχείρηση, όποιο και αν είναι το μέγεθος και η φυσιογνωμία της, βρίσκεται μπροστά σε μια μεγάλη πρόκληση βελτίωσης, απογείωσης θα έλεγα, σε όλα τα επίπεδα. Η διαδικασία αυτή δεν μπορεί παρά να στηριχτεί στην Πληροφορική, την τεχνολογία που βρίσκεται πίσω από την έννοια της πληροφορίας, της σημαντικότερης αξίας των ημερών μας.

 

Πληροφορική και επιχειρηματικός μετασχηματισμός

Υπάρχουν δυο βασικοί παράγοντες οι οποίοι καθορίζουν την σχέση της Πληροφορικής και της σύγχρονης επιχείρησης:

  1. Η αναθεώρηση της θέσεως και του ρόλου, του τελικού χρήστη και
  2. Ο επαναπροσδιορισμός των διαδικασιών σε μία σύγχρονη εταιρεία.

Η ραγδαία εξέλιξη των Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, σε όλους ανεξαιρέτως τους τομείς (αύξηση ταχύτητας και μεγέθους, μείωση του όγκου και της τιμής, πληθώρα εφαρμογών και ευκολία χρήσεως), εκμηδένισε την απόσταση που τους χώριζε από τον τελικό χρήστη και απομυθοποίησε τον ρόλο τους. Οι Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές έπαψαν να είναι οι «Ηλεκτρονικοί Εγκέφαλοι» των ταινιών φαντασίας. Oι χειριστές τους άλλαξαν, και από τους απόμακρους τύπους τους ντυμένους με λεύκες μπλούζες έγιναν απλοί καθημερινοί άνθρωποι που δεν ξενίζουν κανέναν περισσότερο από έναν Λογιστή ή μία Γραμματέα. Ιδιαίτερα δε, από το 1981, μετά την παρουσίαση του Προσωπικού Υπολογιστή (Personal Computer - PC) από την IBM, η συνύπαρξη του στην καθημερινή ζωή μας έγινε γεγονός. Έννοιες, όπως MULTIMEDIA, VIRTUAL REALITY κτλ, έγιναν οικίες και γνωστές. Οι χρήστες δεν είναι πια άβουλοι και απληροφόρητοι. Έπαψαν να είναι απλοί αποδέκτες των όποιων εφαρμογών ή προγραμμάτων που τους παρουσίαζαν οι διάφοροι κατασκευαστές. Έπαψαν να προσαρμόζουν τις ανάγκες τους και τις διαδικασίες τους σύμφωνα με τα υπάρχοντα προϊόντα. Τώρα τα πράγματα έχουν αλλάξει ριζικά, Oι τελικοί χρήστες και οι ανάγκες τους αποτελούν αντικείμενο έρευνας και μελέτης, ούτως ώστε το κάθε νέο προϊόν να τους εξυπηρετεί όσο το δυνατόν περισσότερο. Κανείς κατασκευαστής λογισμικού δεν αδιαφορεί για την τελική γνώμη του χρήστη. Αντιθέτως, φροντίζουν με συνεχή ερευνά και άμεση σχέση, να είναι σε συνεχή επαφή μαζί του, λαμβάνοντας σοβαρά υπόψη τις ανάγκες του και προσαρμόζοντας ανάλογα τα προϊόντα τους.

Παράλληλα, το όλο σκηνικό άλλαξε και στις δομές των εταιρειών. Η αύξηση του κέρδους μέσω της μεθόδου αυξήσεως των τιμών χρησιμοποιείται όλο και σε μικρότερη κλίμακα. Η πληθώρα ομοειδών ή ισάξιων προϊόντων και η αποδυνάμωση των μονοπωλίων αναγκάζει τις εταιρείες να στρέφονται στην μείωση του κόστους χρησιμοποιώντας μεθόδους οι οποίες οδηγούν σε πληρέστερη χρησιμοποίηση των υπαρχόντων πόρων, ελαχιστοποιώντας τις όποιες απώλειες και αυξάνοντας την απόδοση των υπαρχόντων μέσων παραγωγής.

Βασικός παράγων στην προσπάθεια αυτή είναι η σωστή χρήση της Πληροφορικής και κατ’ επέκταση, η έγκαιρη λήψη αποφάσεων. Ο παράγων «χρόνος» είναι η παράμετρος η οποία πρέπει να μειωθεί, παρ' όλο που ο όγκος των προς επεξεργασία αξιών γίνεται όλο και μεγαλύτερος. Η συσχέτιση

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ >> ΕΝΕΡΓΕΙΑ >> ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ

πρέπει όχι μόνο να είναι αλληλένδετη αλλά και άμεση.

 

Το πρόβλημα - Η διαχείριση υλικών

Η προμήθεια και κατ’ επέκταση η διαχείριση των υλικών, αποτελεί έναν από τους πιο ευαίσθητους τομείς μίας επιχείρησης, και με αποτελέσματα που δύσκολα ανατρέπονται εκ των υστέρων. Το κύκλωμα προμηθειών είναι πνεύμονας ζωής και μοχλός ανάπτυξης για μία επιχείρηση και ταυτόχρονα πηγή πλούτου, εφόσον η αποτελεσματική και ορθολογιστική διαχείριση τους συντελεί καθοριστικά στα οικονομικά αποτελέσματα μίας επιχείρησης. Ο σωστός προγραμματισμός της παραγωγής, η έγκαιρη διάγνωση των όποιων αναγκών, ο πιο συμφέρον τρόπος απόκτησής τους και η ελαχιστοποίηση της αδρανοποίησής των προμηθειών με την σωστή διαχείριση, αποτελεί έναν από τους βασικούς στόχους μίας επιχείρησης.

Το πρόβλημα αρχίζει να εμφανίζεται από την στιγμή της λήψεως μίας παραγγελίας ή την απόφαση δημιουργίας ενός προϊόντος και τελειώνει με την ολοκλήρωση της παραγγελίας η την τελική δημιουργία
του προϊόντος, αν και πρακτικά ενώ μπορούμε να προσδιορίσουμε επ’ ακριβώς την έναρξη, το τέλος δεν είναι πάντα ορατό ή καθορισμένο.

Η σωστή και απρόσκοπτη παραγωγή, καθώς και η χωρίς προβλήματα παροχή υπηρεσιών, εξαρτάται απόλυτα από το σωστό τρόπο προμηθειών, την γνώση των πηγών υλών, υλικών και έμψυχων, καθώς και από την φυσική και οικονομική τους διαχείριση. Παρ’ όλο όμως που ο προσδιορισμός των προς επίλυση σημείων είναι σχετικά εύκολος, η επίλυσή τους με τα συμβατικά μέσα, είναι πολλές φορές έργο δύσκολο έως αδύνατο.

 

Η λύση - Η μηχανογράφηση

Στο σημείο αυτό έρχεται η Μηχανογράφηση να δώσει λύση. Ας δούμε όμως τα πράγματα με την σειρά τους:

Το πρώτο βήμα, όσον αφορά τις προμήθειες, είναι οι πηγές απ’ όπου μπορούμε να τις βρούμε. Ένας πλήρης κατάλογος των προμηθευτών, εσωτερικού και εξωτερικού, με τα στοιχεία τους, τα διαθέσιμα προϊόντα και υπηρεσίες, τους ισχύοντας τιμοκαταλόγους και τους όρους προμήθειας που προτείνουν, είναι απαραίτητος. Η Μηχανογράφηση μας δίνει την δυνατότητα της άμεσης προσπέλασης και αναζήτησης στοιχείων από τον κατάλογο αυτόν, με μία μεγάλη ποικιλία παραμέτρων (π.χ. όνομα, προϊόν, προσφορές, προμηθευτές παρομοίων υλικών κτλ). Σε συνάρτηση με τις αντίστοιχες στατιστικές καταστάσεις που μπορούν να δοθούν από την Μηχανογράφηση, μπορούμε να έχουμε μία πλήρη και συγκριτική εικόνα όλων των προμηθευτών μας, καθώς και των διατεθειμένων από αυτούς προϊόντων η υπηρεσιών. Η περαιτέρω οικονομική ανάλυση των συναλλαγών μας με αυτούς (π.χ. ενηλικίωση υπολοίπων, λογιστικό και πραγματικό υπόλοιπο, μέγεθος συναλλαγών κτλ), καθιστά την λήψη αποφάσεων περισσότερο τεκμηριωμένη.

Μετά την δημιουργία ανάγκης παραγγελίας, το σύστημα μπορεί να μας δώσει αμέσως πλήρη στοιχεία για τους προμηθευτές που διαθέτουν τα ζητούμενα υλικά, τους όρους προμήθειας τους, την άμεση σύγκριση των όρων αυτών και να μας προτείνει την πλέον συμφέρουσα πρόταση. Οι πληροφορίες οι σχετιζόμενες με τα υλικά του κάθε προμηθευτή, μπορούν να ληφθούν με απ’ ευθείας σύνδεση του συστήματος μας και της αντίστοιχης τράπεζας πληροφοριών που ανήκει σ’ αυτόν. Η τελική παραγγελία μπορεί να εκτελεστεί μέσω του συστήματος, στέλνοντας την απ’ ευθείας στο σύστημα του προμηθευτή ή μέσω FAX, το οποίο επίσης στέλνεται αυτόματα από το σύστημα. Αυτό σημαίνει άμεση ενημέρωση και ελαχιστοποίηση του χρόνου αντιδράσεως.

edi digital platformΜετά την εκτέλεση της παραγγελίας, τα υλικά προωθούνται σε προκαθορισμένους εκ των προτέρων αποθηκευτικούς χώρους, ενώ τα απαραίτητα τιμολόγια μπορούν να σταλούν απευθείας στην βάσει δεδομένων του συστήματος σας, μειώνοντας των κίνδυνο καθυστερήσεως λήψεως, των χρόνο εισαγωγής και καταχωρήσεως στα λογιστικά βιβλία, καθώς και την πιθανότητα λάθους καταχωρήσεως.

Το σύστημα, σε συνδυασμό με προηγηθείσα παραγγελία και τις πραγματοποιηθείσες παραλαβές, μπορεί να μας ενημερώνει για την τήρηση ή όχι των συμφωνηθέντων όρων, την τήρηση ημερομηνιών παραδόσεων, τις τυχόν αποκλίσεις κτλ. Τα δημιουργηθέντα στοιχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για επανάληψη παραγγελίας ή την δημιουργία νέας.

Μετά την παραλαβή και την αποθήκευση των υλικών, το σύστημα έχει την δυνατότητα να παρακολουθεί τα υλικά αυτά ανάλογα με ποικιλία παραμέτρων (π.χ. ημερομηνία λήξεως, διαφορά τιμής κτήσεως, διαφορετικά τεχνικά χαρακτηριστικά κτλ). Σύμφωνα με την εκάστοτε συνταγή παραγωγής, το σύστημα μπορεί να προγραμματίζει τις παραγγελίες και τις ημερομηνίες παραδόσεων, καθώς και το πρόγραμμα ροής από την αποθήκη προς την παραγωγή. Ποιό ολοκληρωμένη σύνδεση του συστήματος μας με τη βάση δεδομένων του προμηθευτή μας, μπορεί να συντέλεση ακόμη και στην αυτόματη αλλαγή του προγράμματος παραγωγής του, αναλόγως των μελλοντικών αναγκών μας.

Το πλεονέκτημα της Μηχανογραφικής επεξεργασίας, δεν περιορίζονται μόνο στην σωστή διαχείριση των υλικών, αλλά μπορεί να δημιουργήσει και πρόσθετα οικονομικά οφέλη, ανεξάρτητα τις παραγωγής, (π.χ. χρονολογική προσαρμογή ασφάλιστρων, καλύτερη εκμετάλλευση χώρου με αποτέλεσμα την μείωση ενοικίου κτλ). Κάνοντας χρήση των πολυμέσων (MULTIMEDIA), έχετε την δυνατότητα όχι μόνο της κωδικοποιημένης απεικονίσεως ενός προϊόντος, αλλά και την οπτική εμφάνισή του, κάνοντας την επιλογή πιο συγκεκριμένη και μειώνοντας τα τυχόν λάθη.

Τέλος, η διαδικασία της απογραφής, από εργασία ρουτίνας στο τέλος του έτους, μπορεί να γίνει εργαλείο ελέγχου και καλύτερης διαχείρισης, απλοποιώντας ταυτόχρονα την όλη διαδικασία και εξασφαλίζοντας σωστά αποτελέσματα. Μέσω της Μηχανογράφησης, έχουμε την δυνατότητα λογιστικής απογραφής ανά πάσα στιγμή, με την αντίστοιχη αποτίμηση. Μπορούμε επίσης να έχουμε τα στοιχεία για άμεσες απογραφές σε συγκεκριμένους χώρους, κάτι το απολύτως αναγκαίο όσον αφορά μεγάλης αξίας υλικά, εξαιρετικά ευαίσθητα η ιδιόμορφους χώρους αποθήκευσης. Οι χρήση των BAR CODES, η αυτόματη εκτύπωση ετικετών, οι οπτικοί αναγνώστες, οι φορητές συσκευές που επιτρέπουν την σύνδεση του αποθηκαρίου με το κεντρικό σύστημα, η αυτόματη δυνατότητα επιλογής και μετακινήσεως υλικών, είναι μερικές μόνο από τις δυνατότητες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν λόγω της Μηχανογράφησης.

 

Επίλογος

Επιχειρώντας μια συνοπτική ανασκόπηση του θέματος, δεν μπορούμε παρά να σταθούμε στις μείζονες αλλαγές που δρομολογεί η τεχνολογία της Πληροφορικής στον ευρύτερο χώρο των σύγχρονων επιχειρήσεων. Τα αποτελέσματα εξαρτώνται από εμάς. Από το πόσο καθαρά και πόσο συνειδητά θα κατανοήσουμε τις πραγματικές μας ανάγκες, από το πόσο σαφώς θα τις εκφράσουμε και από το πόσο αποτελεσματικά θα αξιοποιήσουμε τα σύγχρονα τεχνολογικά δεδομένα.

Φαρσάτης Δημήτριος

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

 

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top