MonApr08

Η Προοπτική του EDI στη Διαχείριση των Προμηθειών (Μέρος Α΄)

Η διαδικασία των προμηθειών και της διαχείρισης υλικών είναι μια από τις σπουδαιότερες λειτουργίες σε μια σύγχρονη επιχείρηση. Έτσι, είναι επιβεβλημένη η υιοθέτηση νέων τεχνικών για την αποδοτικότερη διαχείριση όλων των θεμάτων που σχετίζονται με τη διαδικασία αυτή.

Στην παρούσα εργασία παρουσιάζεται η τεχνολογία του EDI και αναλύονται οι δυνατότητες της να αποτελέσει ένα αποτελεσματικό μέσο για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας των αγορών και την ολοκλήρωση της με άλλες λειτουργίες της επιχείρησης. Τέλος, παρουσιάζονται τα αποτελέσματα μιας ερευνητικής προσπάθειας σε σχέση με την ποσοτική μέτρηση της αναμενόμενης επίδρασης από την εισαγωγή του EDI στο ύψος του αποθέματος (προϊόντων και πρώτων υλών) που διατηρεί μια εταιρία.

Η περασμένη δεκαετία σημαδεύτηκε από σημαντικές ανακαλύψεις και προόδους-τεχνολογικές, οικονομικές και κοινωνικές. Πολλές από αυτές επηρέασαν σημαντικά τόσο τη σπουδαιότητα όσο και τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις διεξάγουν τις αγορές και διαχειρίζονται τα υλικά τους. Σαν αποτέλεσμα, οι διαδικασίες των προμηθειών και της διαχείρισης υλικών πέρασαν από μια ριζική αναθεώρηση και επανεξέταση από τις διοικήσεις πολλών επιχειρήσεων. Ταυτόχρονα, αρκετές νέες στρατηγικές και τεχνικές αναπτύχτηκαν μέσα σε αυτή την περίοδο.

Σε ένα ολοένα και αυξανόμενο αριθμό επιχειρήσεων, ο ολοκληρωμένος στρατηγικός σχεδιασμός για τη μακροχρόνια διαχείριση των απαιτήσεων σε υλικά έγινε ο καθημερινός τρόπος λειτουργίας τους. Παράλληλα, τόσο ο εγχώριος όσο και ο διεθνής ανταγωνισμός επέβαλαν τη διεξαγωγή προσπαθειών για τον έλεγχο και τη μείωση του συνολικού κόστους αγορών και υλικών, με έμφαση στη μείωση των αποθεμάτων και όλων των μη-παραγωγικών δραστηριοτήτων και των εξόδων που αυτές συνεπάγονται. Με τη σειρά τους, αυτές οι προσπάθειες οδήγησαν ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις να πειραματιστούν με την τεχνική της Just-In-Time (JTT) παραγωγής, με τη μείωση του αριθμού των προμηθευτών τους, με την υπογραφή μακροχρόνιων συμβολαίων αγορών, ακόμα και με συμφωνίες συνεργασίας (ή και συγχώνευσης) με τους προμηθευτές τους.

Όλες αυτές οι στρατηγικές έχουν το κοινό σημείο ότι απαιτούν καλύτερη επικοινωνία μεταξύ αγοραστών και προμηθευτών, μια επικοινωνία που μπορεί να ενισχυθεί και να βελτιωθεί με τη χρήση τεχνικών όπως η Ηλεκτρονική Μεταβίβαση Δεδομένων (Electronic Data Inter-change - EDI).

 

Η αποτελεσματική διαχείριση των προμηθειών

Σε μια πρώτη ανάλυση, μπορεί να υποστηριχτεί ότι η αποδοτική διαχείριση των προμηθειών προϋποθέτει μια ολοκληρωμένη ανάλυση της επιχείρησης σαν μία ενιαία μονάδα. Μόνο έτσι μπορεί να διασφαλιστεί ότι δεν θα υπάρξουν διαρροές από το μη-συντονισμό και ολοκλήρωση των διαφόρων λειτουργιών. Για παράδειγμα, oι δαπάνες προμηθειών μπορεί να μειωθούν αν εφαρμοστεί μια πολιτική αγορών σε μεγαλύτερες ποσότητες. Αυτό όμως θα οδηγήσει με βεβαιότητα σε μετατόπιση των εξόδων αυτών στη διατήρηση αυξημένων αποθεμάτων.

Η χρήση αυτοματοποιημένων πληροφοριακών συστημάτων για τη διαχείριση των προμηθειών κερδίζει τα τελευταία χρόνια ολοένα και περισσότερο έδαφος.edi home tempimg BI Τα βασισμένα σε υπολογιστές συστήματα αγορών και διαχείρισης υλικών έχουν το πλεονέκτημα ότι επιβάλλουν το στενό συντονισμό και την ολοκλήρωση διαδικασιών όπως ο σχεδιασμός παραγωγής, οι προμήθειες, η διαχείριση των υλικών, η αποθήκευση και η λογιστική παρακολούθηση. Έτσι, η τάση διεθνώς διαμορφώνεται προς την κατεύθυνση της βελτιστοποίησης του συνολικού συστήματος, σε αντίθεση με τις μεμονωμένες προσπάθειες βελτίωσης των ξεχωριστών τμημάτων ή λειτουργιών μέσα στην επιχείρηση (Dobler et al, 1990).

Παρά τα όποια μειονεκτήματα, η «συστημική» προσέγγιση για το συντονισμό και τη διαχείριση των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης έχει αποδειχθεί εξαιρετικά αποδοτική. Ένα από τα κυριότερα πλεονεκτήματα της είναι οι συνεργασίες που δημιουργεί μεταξύ των τμημάτων στην προσπάθεια τους να επικοινωνήσουν για να συγχρονίσουν τις ανάγκες τους για υλικά και προμήθειες.

Οι στόχοι από μια αποτελεσματική διαχείριση των προμηθειών σε μια επιχείρηση μπορούν να συνοψιστούν στα πέντε σημεία τα οποία η διοίκηση αναμένει από το τμήμα προμηθειών να πετύχει, δηλαδή την αγορά υλικών σε σωστή ποιότητα, σε σωστή ποσότητα, στο σωστό χρόνο, από το σωστό προμηθευτή και στη σωστή τιμή. Η μετάφραση των παραπάνω παραγόντων σε πιο λεπτομερείς λειτουργικές απαιτήσεις που να δημιουργούν πρακτικούς και χρήσιμους στόχους μας οδηγεί στους εξής στόχους (Dobler et al, 1990):

  • Υποστήριξη της λειτουργίας της εταιρίας μέσω της εξασφάλισης μιας αδιάκοπης ροής υλικών και υπηρεσιών σύμφωνα με τις ανάγκες
  • Αγορά με κριτήριο την ανταγωνιστικότητα (σε σχέση με τους προμηθευτές) και τη χρησιμότητα (σε σχέση με τους πελάτες)
  • Διατήρηση του ύψους και του κόστους του αποθέματος στο ελάχιστο δυνατό σημείο
  • Ανάπτυξη και διατήρηση αξιόπιστων και αποτελεσματικών πηγών προμηθειών
  • Επίτευξη της μέγιστης δυνατής ολοκλήρωσης με τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης 

 

Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας των προμηθειών: η περίπτωση του EDI

Oι πρώτες εφαρμογές προς την κατεύθυνση της δημιουργίας ενός συστήματος διαχείρισης προμηθειών και αγορών «χωρίς τη χρήση χαρτιού» (paperless purchasing systems) εφαρμόστηκαν από εταιρίες που χρησιμοποίησαν αυτοματοποιημένα συστήματα MRP (Fitts, 1982). Τα συστήματα αυτά στις περισσότερες περιπτώσεις είχαν τη δυνατότητα της αυτόματης “μετάφρασης” του προγράμματος παραγωγής σε πλάνα αγοράς υλικών (διαμέσου των καταγεγραμμένων απαιτήσεων σε υλικά για την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας παραγωγής). Άλλες αυτοματοποιημένες τεχνικές-υλοποίησης της διαδικασίας των παραγγελιών δοκιμάστηκαν σε διάφορα χρονικά διαστήματα, με χρήση μαγνητικών ή διάτρητων καρτών, χωρίς όμως ιδιαίτερα ενθαρρυντικά αποτελέσματα. Ο κυρτότερος λόγος για τον οποίο ένα τέτοιο ηλεκτρονικό σύστημα παραγγελιών δεν μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε ευρεία κλίμακα ήταν οι απαιτήσεις για εκ των προτέρων συμφωνία μεταξύ του πελάτη και του προμηθευτή. Οι συμφωνίες αυτές ήταν εύκολο να γίνουν σε επίπεδο δυο εταιριών, αλλά, όπως γίνεται εύκολα κατανοητό, υπήρχε πάντα η ανάγκη να εξασφαλιστεί μια κοινή γλώσσα επικοινωνίας προκειμένου ένα τέτοιο σύστημα να μπορεί να γίνει ευρέως αποδεκτό.

Μια τέτοια γλώσσα επικοινωνίας είναι σήμερα διαθέσιμη με τη δημιουργία και εξάπλωση των διεθνών προτύπων EDI. Η Ηλεκτρονική Μεταβίβαση Δεδομένων (Electronic Data Interchange- EDI) είναι η αποστολή και λήψη εμπορικών και διοικητικών δεδομένων που έχουν μορφοποιηθεί βάσει προτύπων, μεταξύ συστημάτων υπολογιστών συναλλασσόμενων εταίρων με την ελάχιστη ανθρώπινη παρέμβαση.

edi home tempimgC

Τι σημαίνει όμως αυτό; Απλούστατα ότι δυο εταιρίες που επιθυμούν να ανταλλάξουν εμπορικά παραστατικά (τιμολόγια, παραγγελίες, κ.ά.) συνδέονται μέσω δικτύου και αποστέλλουν ηλεκτρονικά τα στοιχεία που θέλουν. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται η αυτόματη ενημέρωση των κατάλληλων αρχείων και στα δυο συστήματα και εξαλείφεται η ανάγκη εκτύπωσης και επανεισαγωγής δεδομένων. Προκειμένου βέβαια τα στοιχεία που ανταλλάσσονται να μπορούν να γίνουν κατανοητά και από τα δυο μέρη ανεξάρτητα από το είδος των εσωτερικών εφαρμογών που χρησιμοποιούν, είναι απαραίτητη η μετατροπή των πληροφοριών σε κάποια κοινή γλώσσα επικοινωνίας. Τέτοια γλώσσα αποτελούν σήμερα τα διεθνή πρότυπα μορφοποίησης μηνυμάτων EDI με κυριότερο εκπρόσωπο τους το πρότυπο EDIFACT των Ηνωμένων Εθνών (τυποποιημένο από τον ISO με κωδικό ISO 9735).

Πρέπει εδώ να τονιστεί ότι το EDI δεν αποτελεί απλώς μια μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα δεδομένα που αποστέλλονται μέσω EDI δεν προορίζονται για ανθρώπινη επεξεργασία (όπως τα μηνύματα Ε-mail), αλλά για απευθείας επικοινωνία μεταξύ (διαφορετικών) εφαρμογών. Τα πλεονεκτήματα της άμεσης ενημέρωσης των αρχείων που συνεπάγεται μια τέτοια επικοινωνία, είναι εμφανή και περιλαμβάνουν:

  • Ακρίβεια και Ελαχιστοποίηση λαθών
  • Ταχύτητα
  • Μείωση λειτουργικού κόστους (ταχυδρομικά τέλη, κόστος αντιγραφής και επεξεργασίας στοιχείων)
  • Απελευθέρωση προσωπικού data entry για απασχόληση σε πιο παραγωγικές εργασίες.
  • Ικανοποίηση πελατών (έγκαιρες και έγκυρες παραδόσεις, μείωση του εμπορικού κύκλου)
  • Στρατηγικά οφέλη (διατήρηση ελάχιστου αποθέματος, δυνατότητα παραγωγής Just In Time, δυνατότητα εφαρμογής Quick Response).

Ο πίνακας 1 (Bergmann, 1991) παρουσιάζει τα πλεονεκτήματα που προσφέρει το EDI σε σχέση με τους παραδοσιακούς τρόπους επικοινωνίας (ταχυδρομείο, Fax):

ΠΙΝΑΚΑΣ 1: ΣΥΓΚΡΙΣΗ EDI ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΩΝ ΜΕΘΟΔΩΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ

ΠΙΝΑΚΑΣ 1

 

To EDI πρωτοχρησιμοποιήθηκε τη δεκαετία του 1960 σας ΗΠΑ για την μετάδοση τιμολογίων για σιδηροδρομικές μεταφορές. Η προετοιμασία των τιμολογίων αυτών σε χαρτί ήταν μια χρονοβόρα και επαναλαμβανόμενη διαδικασία και oι πρωτοπόροι της εποχής συνέλαβαν τη δυνατότητα που υπήρχε για μείωση του διαχειριστικού κόστους που συνεπάγονταν η προετοιμασία και αποστολή ενός τεράστιου όγκου χαρτιού σε καθημερινή βάση. Έτσι, άρχισαν να δημιουργούν τα τιμολόγια σε Η/Υ και να τα αποστέλλουν στους πελάτες τους μέσω μιας τηλεπικοινωνιακής σύνδεσης χρησιμοποιώντας απλές τηλεφωνικές γραμμές.

Από εκείνη την εποχή, το EDI έχει εξελιχθεί σε όλους τους τομείς και χρησιμοποιείται πλέον ευρέως σε όλους σχεδόν τους τομείς της ιδιωτικής ή δημόσιας επιχειρηματικής δραστηριότητας σε όλο τον κόσμο. Οι εφαρμογές του EDI έχουν επίσης διευρυνθεί και καλύπτουν όχι μόνο τη διαδικασία του εμπορικού κύκλου (παραγγελιοδοσία, τιμολόγηση) αλλά και την ανταλλαγή πληροφοριών που αφορούν τομείς όπως στατιστικές πληροφορίες, υποβολή εκθέσεων και αναφορών προς τις φορολογικές αρχές και πλήθος άλλων στοιχείων. Μάλιστα, πρόσφατες μελέτες (Remenyi & Sutherland, 1993) αναφέρουν ότι το EDI μαζί με τα τοπικά δίκτυα (LANs) και τα Executive Information Systems είναι τα τρία πλέον σημαντικά θέματα στην πληροφορική τεχνολογία για τη δεκαετία που διανύουμε.

Ένα πολύ σημαντικό θέμα που πρέπει να γίνεται κατανοητό από οποιοδήποτε μελλοντικό χρήστη EDI είναι ότι το EDI αποτελεί πολύ περισσότερο μια διοικητική και οικονομική απόφαση παρά ένα τεχνικό εμπόδιο (Doukidis et al, 1994). Υπάρχει η τάση όσοι ασχολούνται με το EDI να περιορίζονται σε θέματα που έχουν σχέση με το τεχνολογικό θέμα της υλοποίησης του, όπως Η/Υ, λογισμικό, πρότυπα και τηλεπικοινωνιακός εξοπλισμός. Είναι γεγονός ότι και τα θέματα αυτά αποτελούν μέρος μιας EDI λύσης. Πρέπει όμως να γίνει αντιληπτό ότι αφενός μεν οι απαιτούμενες επενδύσεις μπορεί να είναι πραγματικά πολύ μικρές, αφετέρου οι τεχνικές επιλογές είναι λίγο ως πολύ περιορισμένες και για το λόγο αυτό ευκολότερο να αντιμετωπιστούν.

Έτσι, είναι μάλλον άτοπο την εξουσιοδότηση για την απόφαση υλοποίησης του EDI να την έχει κάποιος τεχνικός υπάλληλος από την μηχανογράφηση. Είναι μάλλον απαραίτητο ο οικονομικός διευθυντής ή/και η ανώτατη διοίκηση της εταιρίας, να ενημερωθούν σωστά για το EDI, έτσι ώστε να μπορέσουν να λάβουν μια απόφαση για τη σκοπιμότητα υιοθέτησης του ή μη, βασισμένοι σε εμπορικά και οικονομικά δεδομένα, με τη συνδρομή και τις γνώσεις κάποιου εξειδικευμένου τεχνικού υπαλλήλου όπου χρειάζεται. Συνεχίζεται........

Γιαγλής Γ. - Δουκίδης Γ.

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top