MonApr22

Η Προοπτική του EDI στη Διαχείριση των Προμηθειών (Μέρος Β΄)

Συνέχεια από Μέρος Α΄...

Σενάρια εφαρμογής του EDI και απαιτήσεις

Υπάρχουν δυο βασικά σενάρια εφαρμογής του EDI από μια επιχείρηση (Doukidis et al, 1993). Το πρώτο αναφέρεται στη σύνδεση δυο ανεξάρτητων (dedicated) τερματικών στις δυο πλευρές που επιθυμούν να επικοινωνούν για την ανταλλαγή στοιχείων. Βέβαια, το σενάριο αυτό δεν είναι ακριβώς EDI αφού υπάρχει η ανάγκη παρουσίας κάποιου χειριστή για τη διαχείριση της αποστολής και λήψης των μηνυμάτων και στις δυο πλευρές. Όμως, πολλές επιχειρήσεις υιοθετούν αυτή την τεχνική σαν ένα πρώτο βήμα εισαγωγής του EDI στις δραστηριότητες τους, αφού προσφέρει άμεση επικοινωνία και τα περισσότερα από τα πλεονεκτήματα που αναφέρθηκαν πιο πριν.

Το δεύτερο σενάριο προχωρά στην απευθείας σύνδεση των Η/Υ στους οποίους βρίσκονται οι εφαρμογές διαχείρισης των εμπορικών πράξεων των δυο πλευρών (παραγγελίες, τιμολόγηση, κ.α). Με τον τρόπο αυτό καθίσταται δυνατή η άμεση ενημέρωση των εμπορικών εφαρμογών από τα δεδομένα που λαμβάνονται μέσω EDI και εξαλείφεται η ανάγκη ανθρώπινης παρέμβασης. Το σενάριο αυτό αποτελεί την πλήρη εφαρμογή της ιδέας του EDI, δηλαδή δυο ανεξάρτητες (και πιθανώς ασύμβατες μεταξύ τους) εφαρμογές να επικοινωνούν απευθείας ανταλλάσσοντας πληροφορίες μορφοποιημένες σε κάποια κοινά αποδεκτή «γλώσσα».

Τι απαιτείται όμως για την εφαρμογή του EDI από δυο εταιρίες; Κατά βάση η μόνη απαίτηση που υπάρχει είναι η επίτευξη μιας συμφωνίας μεταξύ των συναλλασσομένων μερών και μια αμοιβαία επιθυμία για βελτίωση του τρόπου με τον οποίο αυτές επικοινωνούν και διεκπεραιώνουν τις εμπορικές τους πράξεις. Αν αυτό επιτευχθεί, τότε οι απαιτήσεις σε υλικό (hardware), λογισμικό (software) και τηλεπικοινωνιακό εξοπλισμό μπορεί να είναι πραγματικά πολύ μικρές, ανάλογα βέβαια και με τις κατά περίπτωση απαιτήσεις. Ένας συνοπτικός οδηγός των βημάτων που πρέπει να ακολουθήσει μια επιχείρηση που επιθυμεί την υιοθέτηση EDI είναι ο εξής (Monczka & Carter, 1987; Giaglis, 1993):

  • Εξασφάλιση υποστήριξης από την ανώτατη διοίκηση
  • Διεξαγωγή ανάλυσης κόστους/ωφελειών (cost/benefit analysis)
  • Επιλογή των συναλλασσόμενων εταίρων (πελάτες, προμηθευτές, άλλοι)edi download
  • Επιλογή είδους και περιεχομένου των ανταλλασσόμενων μηνυμάτων
  • Επιλογή τρόπου ανταλλαγής μηνυμάτων
  • Συμφωνία για τις διαδικασίες ελέγχου, ασφάλειας και αυθεντικότητας των στοιχείων
  • Επίλυση νομικών προβλημάτων
  • Εκπαίδευση και ενημέρωση των χρηστών
  • Ανάπτυξη ενός πιλοτικού συστήματος
  • Έλεγχος
  • Ανάπτυξη του πλήρους λειτουργικού συστήματος. 

 

Η ποσοτική μέτρηση της επίδρασης του EDI: μια ερευνητική προσπάθεια

Το δυσκολότερο ίσως σημείο από αυτά που αναφέρθηκαν πιο πριν, είναι η διεξαγωγή μιας τυπικής cost/benefit ανάλυσης που θα καταδείξει τη σκοπιμότητα εισαγωγής του EDI στην επιχείρηση. Η ποσοτική αξιολόγηση κυρίως των ωφελειών από τη χρήση του EDI αποτελεί σήμερα ένα εν πολλοίς άλυτο πρόβλημα σε παγκόσμιο επίπεδο, σε αντίθεση με τα κόστη που είναι συγκριτικά πιο εύκολα μετρήσιμα.

Η ποσοτική εκτίμηση των ωφελειών από το EDI είναι σχετικά δυσκολότερη σε σχέση με τα κλασικά ενδοεπιχειρησιακά πληροφοριακά συστήματα γιατί το μεγαλύτερο μέρος των ωφελειών από το EDI προκύπτει από το συντονισμό και τη συνδιαλλαγή με ένα αριθμό άλλων επιχειρήσεων και οργανισμών και τα “συνεργικά” (synergic) αποτελέσματα που δημιουργούνται. Τα στοιχεία αυτά όμως, όπως γίνεται εύκολα αντιληπτό, είναι πολύ δύσκολο να μετρηθούν ποσοτικά. Έτσι, στις περισσότερες περιπτώσεις η απόφαση για την υιοθέτηση του EDI παίρνεται με βάση υποκειμενικές εκτιμήσεις και κριτήρια.

Η ομάδα έρευνας για το EDI και το Ηλεκτρονικό Εμπόριο (EDI and Electronic Trading research group) του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθήνας, σε συνεργασία με αντίστοιχες ομάδες από τα πανεπιστήμια Brunei και Warwick της Μεγάλης Βρετανίας, έχει αναπτύξει σε πιλοτική βάση ένα πρωτότυπο σύστημα για την ποσοτική εκτίμηση των επιδράσεων του EDI σε βασικές οικονομικές μεταβλητές μιας επιχείρησης (Mylonopoulos et al, 1994). Το σύστημα χρησιμοποιεί ένα υπόδειγμα προσομοίωσης (simulation model) για την αναπαράσταση του τρόπου με τον οποίο γίνεται ο προγραμματισμός της παραγωγής και των αποθεμάτων στο σύνολο της αλυσίδας (value chain) ενός συγκεκριμένου κλάδου επιχειρηματικής δραστηριότητας. Το υπόδειγμα αναπαριστά όλες τις σχετικές με τον προγραμματισμό των αποθεμάτων δραστηριότητες, όπως πωλήσεις, αποθήκες, παραγγελιοδοσία, ανταλλαγή μηνυμάτων, παραγωγή, κ.ά.

edi images.png 2

Στη συνέχεια, με βάση αυτό το βασικό λειτουργικό μηχανισμό, εφαρμόζονται τεχνικές σχεδιασμού με σενάρια (scenario planning). Με άλλα λόγια, το τρέξιμο της προσομοίωσης επαναλαμβάνεται με διαφορετικές αρχικές συνθήκες και συλλέγονται κάθε φορά ποσοτικά στοιχεία, με βάση τα οποία αναλύονται διαφορετικά «μέλλοντα» που είναι πιθανό να προκύψουν. Για παράδειγμα, ο προσδιορισμός της «κρίσιμης μάζας» (critical mass) των χρηστών που απαιτείται προκειμένου το EDI να αποδώσει οφέλη στις επιχειρήσεις ενός κλάδου, μπορεί να προσδιοριστεί από διαδοχικές εφαρμογές του υποδείγματος με διαφορετικό κάθε φορά ποσοστό χρηστών EDI στον κλάδο.

Το υπόδειγμα έχει ήδη εφαρμοστεί με μεγάλη επιτυχία σε τρεις κλάδους της Ελληνικής οικονομίας: λιανικό εμπόριο (supermarkets), κλωστοϋφαντουργία και φαρμακοβιομηχανία. Στην παρούσα φάση, το υπόδειγμα χρησιμοποιείται για τη μέτρηση μιας μόνο μεταβλητής, αυτής που αναφέρεται στα οφέλη από μειωμένα αποθέματα λόγω του EDI. Θεωρητικά βέβαια, οποιαδήποτε παράμετρος του συστήματος είναι υποψήφια σαν μεταβλητή εξόδου, συμπεριλαμβανομένων και των πλέον στρατηγικών πλεονεκτημάτων από τη χρήση του EDI, όπως οι μεταβολές στη διαπραγματευτική ισχύ των εμπορικών εταίρων, ο ανταγωνισμός και οι συμμαχίες μεταξύ τους, κ.ά. Σε κάθε περίπτωση απαιτείται μια λεπτομερής ανάλυση απαιτήσεων που θα τεκμηριώνει τις προσδοκίες από την προσομοίωση, την κατασκευή του υποδείγματος, τον τρόπο εξαγωγής των συμπερασμάτων και τις υποθέσεις κάτω από τις οποίες αυτά είναι έγκυρα. Η ανάλυση αυτή φυσικά δεν μπορεί να είναι αυθαίρετη, αλλά θα πρέπει να στηρίζεται σε κατάλληλες επιστημονικές θεωρίες, ανάλογα με την περίπτωση και το είδος των αναμενόμενων συμπερασμάτων.

Το υπόδειγμα αποτελεί φυσικά μια αφαίρεση (abstraction) και απλοποίηση της πραγματικότητας, βασισμένη όμως σε σαφείς και ξεκάθαρα τεκμηριωμένες υποθέσεις.

Οι κυριότερες από αυτές είναι:

  • Δεν προσομοιώνεται το σύνολο ενός κλάδου, αλλά μόνο μια υποθετική αλυσίδα που αποτελείται από τρία διακριτά στάδια: τους προμηθευτές (suppliers), τους παραγωγούς (manufacturers) και τα καταστήματα λιανικής πώλησης (retailers).
  • Όλες οι εταιρίες σε ένα στάδιο της παραπάνω αλυσίδας, λειτουργούν ομοιόμορφα και ορθολογικά σε ότι αφορά τον τρόπο προγραμματισμού των προμηθειών τους, των αποθεμάτων τους, της παραγωγής και των πωλήσεων τους. Για την ακρίβεια, ο υπολογισμός της βέλτιστης ποσότητας παραγγελίας και του βέλτιστου ύψους αποθέματος γίνεται με βάση το μοντέλο Economic Order Quantity (EOQ), ενώ ο υπολογισμός των απαιτήσεων σε πρώτες ύλες για την εκτέλεση ενός πλάνου παραγωγής γίνεται με το μοντέλο Materials Requirements Planning (MRP).
  • Γίνεται η υπόθεση ότι οι παραγωγοί εμπορεύονται ένα και μοναδικό προϊόν, το οποίο κατασκευάζουν και πωλούν στα καταστήματα λιανικής πώλησης. Παρόμοια, το προϊόν αυτό προϋποθέτει την ύπαρξη μιας μοναδικής πρώτης ύλης η οποία πωλείται από τους προμηθευτές προς τους παραγωγούς.

Τα αποτελέσματα από τη μέχρι στιγμής εφαρμογή του μοντέλου ήταν εξαιρετικά ενδιαφέροντα γιατί καταδεικνύουν ότι η μείωση των αποθεμάτων (η οποία είναι και το συχνότερα αναφερόμενο όφελος του EDI) δεν είναι τόσο αυτονόητη όσο μοιάζει. Υπάρχει έτσι για πρώτη φορά και μια ποσοτική απόδειξη ότι η επίτευξη αυτού του οφέλους, όπως και κάθε άλλου οφέλους από το EDI, απαιτεί αρκετά περισσότερη δουλειά και ανάλυση από την επιλογή των προτύπων, των μηνυμάτων και των πρωτοκόλλων επικοινωνίας. Η ανάγκη που υπάρχει είναι περισσότερο προς την κατεύθυνση της αναδιοργάνωσης και του επανασχεδιασμού (reengineering) των επιχειρηματικών διαδικασιών με σκοπό την πληρέστερη εκμετάλλευση των δυνατοτήτων για ταχύτερη και ακριβέστερη επικοινωνία και ανταλλαγή πληροφοριών που προσφέρει το EDI.

 

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

  1. Bergmann, Β. (1991). What is EDIFACT. EDIFASHION Conference Proceedings, London.
  2. Dobler, D.W., Burt, D.N. and Lamar, L. (1990). Purchasing and materials management: text and cases. McGraw-Hill:Singapore.
  3. Doukidis, G.I., Fragopoulou, A. and Anagnostopoulos, J. (1993). EDI: Information Technology in modern enterprises (in Greek). Stamoulis Publications: Athens.
  4. Doukidis, G.I., Fragopoulou, A. and Smithson, S. (1994). EDI in Greece: Rationale, Applications and Benefits. In the proceedings of the 2nd European Conference on Information Systems, Netherlands, May 1994.
  5. Fitts, J. (1982). On the road to paperless purchasing. Purchasing World, May 1982, pp.48-50.
  6. Giaglis, G.M. (1993). EDI Software: Technical Introduction and Comparative Analysis (in Greek). Degree Dissertation, Department of Informatics, Athens University of Economics and Business, September 1993.
  7. Monczka, R.M. and Carter J.R. (1987). Electronic Data Interchange: Managing implementation in a purchasing environment. Graduate School of Business Administration, Michigan State University.
  8. Mylonopoulos, N.A., Doukidis, G.L and Giaglis, G.M. (1994). Assessing the expected benefits of Electronic Data Interchange: A simulation approach. Submitted for publication, September 1994. 9. Remenyi, D. and Sutherland, F. (1993). Key ITs in the mid-90s. 1st European Conference on Information Systems, London, 29-30/3/93.

 

Γιαγλής Γεώργιος - Δουκίδης Γεώργιος

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

 

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top