MonDec11

Προμήθειες & Διαχείριση Υλικών: Το παρελθόν, το παρόν και το μέλλον μιας κρίσιμης λειτουργίας

Συνοψίζουμε την εξέλιξη της λειτουργίας των προμηθειών και της διαχείρισης υλικών από την αρχαιότητα μέχρι σήμερα, δίνοντας έμφαση σε σημαντικά σημεία σταθμούς. Παρουσιάζουμε  την σημερινή κατάσταση της λειτουργίας καθώς και μία σειρά εξελίξεων, οι οποίες σταδιακά την μεταμορφώνουν από απλή, εκτελεστική σε συνθέτη, στρατηγική λειτουργία.

Η σημερινή επιχείρηση αγωνίζεται να επιβιώσει σε περιβάλλον που χαρακτηρίζεται από έντονο ανταγωνισμό, συχνές μη αναμενόμενες οικονομικοπολιτικές αλλαγές και από χείμαρρο τεχνολογικών καινοτομιών οι οποίες σε σύντομο χρόνο απαξιώνουν γραμμές παραγωγής και μηδενίζουν μερίδια αγοράς επιτυχημένων προϊόντων. Είναι φυσικό κάτω από τέτοιες συνθήκες οι διοικήσεις να επιζητούν στρατηγικές επιβίωσης που μειώνουν τον οικονομικό κίνδυνο των επιχειρηματικών τους πρωτοβουλιών μέσω ευέλικτων παραγωγικών σχημάτων και δεσμών με πελάτες και προμηθευτές χαρακτηριζόμενων από ισχυρές σχέσεις αλληλοεξάρτησης και αμοιβαιότητας.

Επιχειρήσεις παγκοσμίου εμβέλειας εδώ και μία δεκαετία αναγνώρισαν τη σημασία της λειτουργίας των προμηθειών και συμπεριέλαβαν στελέχη της στην επιτελική ομάδα.

Αρχικά η αναβάθμιση του ρόλου των προμηθειών και της διαχείρισης υλικών απεδόθη σε οικονομικούς λόγους εφόσον οι προμήθειες διαχειρίζονται το 60-70% των εσόδων μίας επιχείρησης, επομένως η ύπαρξη ανώτατου στελέχους που εισηγείται τρόπους μείωσης του συνολικού κόστους αγοραζόμενων υλικών ήταν απαραίτητη.

Σήμερα έγινε κατανοητό ότι υπάρχουν πολλοί λόγοι για την αναβάθμιση των προμηθειών που σχετίζονται με γενικότερες στρατηγικές επιβίωσης των επιχειρήσεων κάτω από συνθήκες περιβάλλοντος χαρακτηριζόμενες από συχνές τεχνοοικονομικές αλλαγές.

 

Σύντομη ιστορική αναδρομή

Ιστορικά οι προμήθειες σαν μέρος επιχειρηματικής δραστηριότητας ξεκινούν παράλληλα με την ιστορία της ανθρωπότητας. Από τότε η αναζήτηση αγαθών προς μεταπώληση ήταν η κύρια εμπορική δραστηριότητα. Τους εμπόρους της αρχαιότητας εκτός από τη διάθεση των αγαθών τους κατά κύριο λόγο απασχολούσε η έρευνα για την εξεύρεση νέων αγαθών με επιθυμητά για τους πελάτες τους χαρακτηριστικά.

Αυτή η αναζήτηση οδήγησε στην εξερεύνηση νέων Ηπείρων και στην ανακάλυψη νέων διαύλων επικοινωνίας. Η λέξη αγοραστής αναφέρεται στη Βίβλο (παροιμίες 20.14).

Στους μύθους του Canterbury που είναι ένα από τα πρώτα γραπτά κείμενα της αγγλικής φιλολογίας, πολλοί από τους συνοδούς των σταυροφόρων αναφέρονται σαν αγοραστές (purchasours or achatours) ενώ πουθενά δεν απαντάται η λέξη πωλητής [2].

Με την δημιουργία των πρώτων βιομηχανικών μονάδων στις αρχές του περασμένου αιώνα αναγνωρίζεται η αξία της ύπαρξης της λειτουργίας προμηθειών και της διαχείρισης υλικών. Συγκεκριμένα, το 1832 ορίζονται από τον Babbage τα καθήκοντα των στελεχών των επιφορτισμένων με την διαχείριση των υλικών που συμπεριελάμβαναν την επιλογή, αγορά, παραλαβή και παράδοση όλων των προς βιομηχανοποίηση αντικειμένων [1]. Μερικά χρόνια πριν, το 1801 ο Whitney εισήγαγε την αρχή της τυποποίησης των εξαρτημάτων και επέδειξε την χρησιμότητα της στην αύξηση της παραγωγικότητας.

Η εξάπλωση των βιομηχανικών μονάδων, η εγκατάστασή τους κοντά στις καταναλωτικές αγορές, μακριά από τις πηγές πρώτων υλών και η εμφάνιση όλο και πιο σύνθετων προϊόντων οδήγησε στην ανάγκη για πιο ορθολογιστική διαχείριση υλικών. Εξάλλου η εισαγωγή τεχνολογικών καινοτομιών στην παραγωγή μετά το 1900 (ατμοστρόβιλοι, ηλεκτροκίνηση, αυτόματος έλεγχος) οδήγησε στην μείωση του εργατικού κόστους εν σχέση προς το κόστος των υλικών, άρα και στην αύξηση της σημασίας των λειτουργιών που σχετίζονται με τα υλικά. Μέχρι σήμερα το κόστος υλικών εν σχέση προς το κόστος εργατικών συνεχώς αυξάνει [4].

Το 1915, εκδίδεται το περιοδικό Purchasing Agent και ιδρύεται ο πρώτος επαγγελματικός φορέας στελεχών προμηθειών. Εκείνη την εποχή, οι θεμελιωτές της επιστήμης του Μάρκετινγκ αναφέρονται στα κοινά προβλήματα των λειτουργιών προμηθειών και πωλήσεων, ετυμολογικά άλλωστε η λέξη μάρκετινγκ είναι παράγωγο του λατινικού mercari που σημαίνει αγοράζω. Λίγο αργότερα ιδρύεται στις ΗΠΑ ο πρώτος επαγγελματικός σύνδεσμος στελεχών αγορών και πωλήσεων (National Association of Purchasing Agents - NAPMS). Ακριβώς, τα μέσα του αιώνα μας κάνει την εμφάνισή του το πρώτο σύγγραμμα που αναγνωρίζει τις προμήθειες σαν κρίσιμη λειτουργία με τίτλο : "This business of buying" από τον S. Heinritz (1951) ενώ η General Electric Co ορίζει τον πρώτο διευθυντή διαχείρισης υλικών.

Η δεκαετία του ’60 χαρακτηρίζεται από την ανάπτυξη τεχνικών για την αξιολόγηση προμηθευτών, τον έλεγχο των αποθεμάτων και την διενέργεια διαπραγματεύσεων. Οι προμήθειες θεωρούνται ως κρίσιμο κέντρο κέρδους, ενώ αναπτύσσεται από την αμερικάνικη εταιρία Bosch το πρώτο σύστημα προγραμματισμού απαιτήσεων υλικών - MRP (Material Requirements Planning). Η εφαρμογή του απαιτεί μεγάλης κλίμακας επεξεργασία στοιχείων και αποδίδεται στην εξάπλωση των υπολογιστών.

Τέλος, μεγάλες ελλείψεις υλικών που χαρακτηρίζουν την δεκαετία του 1970 αναβαθμίζουν τα μέγιστα την σημασία της λειτουργίας των προμηθειών. Διαφαίνεται η εφαρμογή συστημικών προσεγγίσεων διοίκησης σας επιχειρήσεις στις δεκαετίες του ’60 και του ’70. Η συστημική προσέγγιση οδηγεί στη δημιουργία διευθύνσεων που ενσωματώνουν όλα τα τμήματα τα εμπλεκόμενα με υλικά προκειμένου να ελαχιστοποιήσουν το ολικό κόστος των υλικών. Η λογική αυτή υπαγορεύει ότι η διεύθυνση διαχείρισης υλικών βελτιώνει την επικοινωνία, τον συντονισμό και τον έλεγχο των λειτουργιών υλικών με αποτέλεσμα την μείωση του κόστους των υλικών. Τα τέλη της δεκαετίας του 80 αξιόπιστες έρευνες δείχνουν ότι το 70% των επιχειρήσεων στις ΗΤΤΑ εφαρμόζουν κάποια λειτουργική μορφή διαχείρισης υλικών, ενώ στο ίδιο διάστημα στην Ελλάδα το ποσοστό αυτό ήταν μικρότερο του 20% [5]. Ο Πίνακας 1 απεικονίζει την κατάσταση που επικρατεί σήμερα στο πεδίο των προμηθειών.

ΠΙΝΑΚΑΣ 1

 Η ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΤΗΝ ΕΛΛΑΔΑ

• Η σημασία των προμηθειών δεν έχει εκτιμηθεί επαρκώς από τις διοικήσεις

• Επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα εισάγουν συστήματα πιστοποίησης ISO

• Ελάχιστες επιχειρήσεις έχουν ενοποιήσει τις λειτουργίες υλικών σε ένα τμήμα

• Δεν υπάρχουν στελέχη με ειδική εκπαίδευση στις προμήθειες και τη διαχείριση υλικών

• Oι προμήθειες στο δημόσιο τομέα νοσούν - Βασικές εφοδιαστικές δραστηριότητες απεμπολούνται στους χρήστες

 

Σύγχρονες εξελίξεις

Κατά τη δεκαετία του 80 εισάγονται στον Δυτικό Κόσμο δύο νέες έννοιες, η παραγωγή JIT (Just-in-Time) και η δόμηση συνεχιζόμενων σχέσεων μεταξύ εταιριών και των προμηθευτών τους.

Η παραγωγή JIT, δηλαδή η παραγωγή εξαρτημάτων και υποσυστημάτων σε μικρές παρτίδες ανάλογες με τις ακριβείς απαιτήσεις της τελικής παραγωγής αποτέλεσε την απάντηση της Ιαπωνικής Βιομηχανίας στα Δυτικά Συστήματα Παραγωγής. Η ιδέα του JIT είναι η ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων κατά, μήκος της παραγωγικής γραμμής μέσω της κατά το δυνατόν μετατροπής διαδικασιών διακοπτόμενης παραγωγής (batch production) σε διαδικασίες συνεχούς παραγωγής. Η φιλοσοφία JIT επεκτείνεται και στις προμήθειες όπου ο εφοδιασμός από τους προμηθευτές γίνεται σε μικρές ποσότητες με υψηλή συχνότητα παράδοσης. Η υλοποίηση αγοραστικού συστήματος JIT προϋποθέτει μόνιμη συνεργασία με λίγους προμηθευτές που εγγυώνται χρόνους, παραδοτέες ποσότητες και ποιότητα υλικών για μεγάλο διάστημα. Συγχρόνως υπάρχει αλληλοϋποστήριξη μεταξύ αγοράστριας και προμηθεύτριας εταιρίας σε θέματα έρευνας και ανάπτυξης, σχεδιασμού παραγωγής, διαδικασιών διασφάλισης ποιότητας κ.ά.

Η κρατούσα μέχρι τότε αντίληψη στις Αμερικανικές και Ευρωπαϊκές επιχειρήσεις θεωρούσε ότι ο μεγάλος αριθμός προμηθευτών για ένα είδος μειώνει το κόστος του υλικού εφόσον υπάρχει ανταγωνισμός μεταξύ προμηθευτών. Η αντίληψη αυτή παραγνωρίζει ότι ένα μεγάλο μέρος των προμηθειών είναι επαναλαμβανόμενες δηλαδή το ίδιο υλικό χρησιμοποιείται καθόλο τον κύκλο ζωής ενός προϊόντος. Μία μόνιμη συνεργασία με ένα ή με μικρό αριθμό προμηθευτών είναι αμοιβαία επωφελής, κάτι που έχει αναγνωρισθεί από παλαιά από πολλές προοδευτικές εταιρίες. Έτσι εμφανίζονται στενές σχέσεις με προμηθευτές σε διαδικασίες αναλύσεως αξίας (value analysis) προϊόντων και εξαρτημάτων(Western Electric, 1975). Παρεμπιπτόντως, αναφέρουμε ότι η λογική του ανταγωνισμού μεταξύ προμηθευτών κυριαρχεί ακόμη στις συναλλαγές του δημοσίου και καθώς φαίνεται θα κυριαρχεί για πολλά χρόνια εφόσον τόσο το εθνικό πλαίσιο κρατικών προμηθειών όσο και αυτό της Ευρωπαϊκής Ένωσης διαπνέονται από αυτήν την φιλοσοφία.

slide ipad

Το έναυσμα για την δημιουργία μόνιμων σχέσεων με τους προμηθευτές ήταν ουσιαστικά η μεταφορά της φιλοσοφίας JIT από τις Ιαπωνικές επιχειρήσεις στις Δυτικές επιχειρήσεις. Η προσεκτική μελέτη του πλέγματος σχέσεων μεταξύ των εταιριών και των προμηθευτών της στην Ιαπωνική Βιομηχανία έδειξε ότι μεγάλες κατασκευαστικές εταιρίες, υποκατασκευαστές συστημάτων, προμηθευτές και τράπεζες αποτελούν ομάδες (Keiretsu) που ελέγχονται μέσω συμμετοχής των ισχυρότερων εταιριών στο μετοχικό κεφάλαιο των μικρότερων και έχουν εύκολη προσπέλαση σε κεφάλαια μέσω των χρηματοπιστωτικών φορέων της ομάδος. Οι ομάδες αυτές προσομοίαζαν με cartels εφόσον περιορίζουν την αναζήτηση πηγών προμήθειας (προμηθευτών-υποκατασκευαστών) μεταξύ των μελών της ομάδος.

Η επικράτηση των Ιαπωνικών επιχειρήσεων στις αγορές υποκίνησε τις Δυτικές επιχειρήσεις να αναπτύξουν παρόμοιες ομάδες 3 προσαρμοσμένες όμως στις δυτικές αξίες. Χωρίς αμφιβολία οι σημερινές συνθήκες παρατεταμένης οικονομικής στασιμότητας, έντονου ανταγωνισμού και εισαγωγής τεχνολογικών καινοτομιών υπαγορεύουν την δημιουργία μονίμων δικτύων προμηθευτών-αγοραστών που μοιράζονται το κόστος ανάπτυξης και συμπιέζουν τον χρόνο εισαγωγής νέου προϊόντος στην αγορά.

Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο σχεδιασμός ενός προϊόντος προσδιορίζει το 80% του κόστους του καταλαμβάνει το 70% του κύκλου ανάπτυξης και επίσης ότι το κόστος των αγοραζόμενων υλικών υπερβαίνει το 80% του τελικού κόστους είναι σαφές το όφελος από την συμμετοχή προμηθευτών σχεδιαστική διαδικασία. Διαφαίνεται ότι η συνεργασία με τον προμηθευτή πρέπει να ξεκινά νωρίς κατά την διάρκεια σχεδιασμού όπου ο προμηθευτής προσφέρει ιδέες και ξεκινά ο ίδιος έγκαιρα την δική του διαδικασία ανάπτυξης. Στο δυτικό keiretsu το τμήμα προμηθειών ασκεί τα καθήκοντα εντοπισμού αξιόπιστων προμηθευτών και τον προσδιορισμό των εταιρικών σχέσεων μαζί τους. Στην ουσία το τμήμα προμηθειών εμφανίζεται να κάνει μάρκετινγκ εφόσον προσπαθεί να προσεταιριστεί αξιόπιστους προμηθευτές αλλά και ως καταλύτης διευκολύνει την ανάπτυξη σχέσεων μεταξύ προμηθευτών και αρμοδίων τμημάτων [6].

Μετά από 60 χρόνια επανεμφανίζεται στο προσκήνιο η συνάφεια της λειτουργίας των προμηθειών και εκείνης του Μάρκετινγκ. Πρέπει να σημειωθεί ότι σε κάθε περίπτωση το δυτικό keiretsu αποτελείται από εταίρους με πολύ μικρότερο βαθμό οικονομικής εξάρτησης και πολύ μεγαλύτερη δυνατότητα σύναψης πελατειακών σχέσεων με επιχειρήσεις εκτός της ομάδος από ότι οι αντίστοιχες Ιαπωνικές μικρομεσαίες επιχειρήσεις.

 

Άλλες σύγχρονες εξελίξεις στον χώρο των προμηθειών

Οι τεχνολογικές εξελίξεις στην ηλεκτρονική διαχείριση και διαβίβαση αγοραστικών πληροφοριών (Electronic Data Interchange) καθώς και στην παραγωγή, διακίνηση και αποθήκευση προϊόντων συνεισφέρουν στην εξάπλωση ενοποιημένων τμημάτων διαχείρισης υλικών. Πρέπει να τονίσουμε ότι η εισαγωγή τέτοιων συστημάτων συμπιέζει τις εργασίες ρουτίνας και λογικά πρέπει να αναμένεται η απελευθέρωση χρόνου για δημιουργικές αγοραστικές εργασίες.

Μία άλλη σημαντική τεχνολογική εξέλιξη που συντελεί στην βελτίωση των αγοραστικών αποφάσεων είναι τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων. Τα συστήματα αυτά υποβοηθούν την δημιουργική πλευρά των αγοραστικών διαδικασιών ενώ οι συναλλακτικές πράξεις και οι διαδικασίες ρουτίνας προ πολλού έτυχαν τεχνολογικής υποστήριξης από τα πιο παραδοσιακά πληροφοριακά συστήματα.

cliparti1 purchase clip art 03Υπάρχει μικρός αριθμός συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων συμπεριλαμβανομένων και “εμπείρων’’ δηλαδή εκείνων που εμπεριέχουν ενσωματωμένη την γνώση ειδικών συμβούλων. Τέτοιου είδους εργαλεία είναι πολύτιμα στις σημερινές συνθήκες σκληρού ανταγωνισμού εφόσον υποβοηθούν κρίσιμες αποφάσεις σχετικές με αξιολόγηση και πιστοποίηση προμηθευτών, αναζήτηση νέων προμηθευτών και τις αγορές σε συνθήκες εφοδιαστικής αστάθειας.

Ας αναφερθεί ένας ακόμη τομέας που προσφέρεται για λήψη δημιουργικών αγοραστικών αποφάσεων. Πρόκειται για την διεκπεραίωση πολύπλευρων συμφωνιών σε παγκόσμια κλίμακα. Οι συνθήκες παγκόσμιου ανταγωνισμού και η έλλειψη σκληρού συναλλάγματος ευνοούν τις ανταποδοτικές αγορές και τις αντισταθμιστικές συμφωνίες.

Oι αγορές αυτού του τύπου καλύπτουν το 15% του παγκόσμιου εμπορίου. Το δημιουργικό ανταποδοτικό εμπόριο αποτελεί πρόκληση για την άσκηση σύνθετων ικανοτήτων από πλευράς αγοραστικών στελεχών που αναζητούν πηγές προμήθειας στην παγκόσμια αγορά. Οι αγορές αυτού του τύπου αυξάνουν τα μερίδια της αγοράς μιας επιχείρησης και μπορεί να καταλήξουν σε επενδύσεις καθώς και σε συνεργασίες για νέες επιχειρηματικές πρωτοβουλίες.

 

Το μέλλον

Είναι σαφές ότι η τάση για την δημιουργία ολοκληρωμένων ομάδων επιχειρήσεων - προμηθευτών θα συνεχιστεί και τις επόμενες δεκαετίες. Σύμφωνα με τις απόψεις Ιαπώνων και Αμερικανών στελεχών επιχειρήσεων παγκοσμίου εμβέλειας για να επιτευχθεί ο στόχος της ευκινησίας και της ευελιξίας στα συστήματα παραγωγής και υπηρεσιών απαιτείται, εκτός των άλλων επαναπροσδιορισμός της εφοδιαστικής αλυσίδας[3]. Τα οράματα των επιχειρηματιών αυτών συμπεριλαμβάνουν επίπεδα επιχειρηματικών συνεργασιών που δεν θα μπορούσαμε να τα φαντασθούμε μερικά χρόνια πριν. Αναμφίβολα, τα Ιαπωνικά Keiretsu και οι πολλές συγχωνεύσεις και εξαγορές σας δυτικές επιχειρήσεις τη δεκαετία του 80 δεν είχαν πάντα θετικές επιπτώσεις. Το μέλλον ανήκει σε εκείνες τις ομάδες επιχειρήσεων οι οποίες θα καταφέρουν να δημιουργήσουν αμοιβαία επωφελείς και αποτελεσματικές σχέσεις μεταξύ των μελών τους. Τούτο απαιτεί ένα μακροχρόνιο στρατηγικό σχεδίασμά της εφοδιαστικής αλυσίδας, ο οποίος θα θέσει τις βάσεις των εταιρικών σχέσεων έτσι ώστε να αξιοποιηθεί η εμπειρία από την λειτουργία των δομών στις υπάρχουσες ομάδες.

 

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

  1. Ansari A. and Modarres B., Just In Time Purchasing, The Free Press, New York, 1990
  2. Baily P.J.H., Purchasing and Supply Management, Chapman and Hall, London, 1987
  3. Burt D. N. and Doyle M. F., The American Keiretsu, Business one Irwin, Illinois, 1993
  4. Dobler D. W. Dobler, D. N. Burt and Lamar L. Jr, Purchasing and Materials Management, McGraw-Hill Publishing Company, 1990
  5. Λάιος Λ., Μοσχούρης Σ., Τριανταφύλλου Δ., και Στίγκας Ι., Μελέτη Εφαρμογής της Διαχείρισης Υλικών στις Ελληνικές Επιχειρήσεις, Ανώτατη Βιομηχανική Σχολή Πειραιώς, 1984
  6. Leenders Μ. and Blenkhorn L., Reverse Marketing - The New Buyer - Supplier Relationship, The Free Press, New York, 1988.

 

Λάμπρος Λάϊος-Πανεπιστήμιο Πειραιά

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top