MonJun10

Το Σύστημα Προγραμματισμού Απαιτήσεων (MRP) στην ΙΝΤΡΑΚΟΜ

Θα προσπαθήσω σήμερα να σας περιγράψω το Σύστημα Προγραμματισμού Απαιτήσεων Υλικών (ή MRP Materials Requirement Planning, όπως είναι ο καθιερωμένος όρος).

Όχι ως ένα σύνθετο θεωρητικό μοντέλο -όποιος ενδιαφέρεται να εφαρμόσει ένα σύστημα MRP θα πρέπει απαραιτήτως να ασχοληθεί σε πολύ μεγάλο βάθος με την πλούσια βιβλιογραφία που υπάρχει γύρω από τα συστήματα MRP και τις εφαρμογές τους- αλλά θα αναφερθώ κυρίως στις βασικές προϋποθέσεις που πρέπει να πληρεί μια επιχείρηση για να μπορέσει να εφαρμόσει με επιτυχία ένα σύστημα MRP.

Θα σας μιλήσω επίσης για τα αποτελέσματα —τις ποιοτικές αλλαγές θα έλεγα καλύτερα— που είδαμε στην Ιντρακόμ με την εφαρμογή του MRP. Επιτρέψτε μου λοιπόν αυτό το ήρεμο Σάββατο να σας μεταφέρω για λίγο στο περιβάλλον μίας «βιομηχανικής» διεύθυνσης προμηθειών:

«Βιομηχανική» διεύθυνση προμηθειών σημαίνει τροφοδοσία των γραμμών παραγωγής των εργοστασίων με αρκετές χιλιάδες διαφορετικά είδη από μερικές εκατοντάδες διαφορετικούς προμηθευτές από όλο τον κόσμο, την κατάλληλη στιγμή και με το χαμηλότερο δυνατό κόστος, για την κατασκευή δεκάδων τελικών προϊόντων. Τα προϊόντα αυτά είναι κατ’ εξοχήν σύνθετα. Αποτελούνται από αρκετές υπομονάδες, οι οποίες με την σειρά τους αποτελούνται από μικρότερες υπομονάδες και ούτω καθ’ εξής, για να φτάσουμε στην άκρη του «δέντρου» σε μεμονωμένα εξαρτήματα και πρώτες ύλες.

Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός των γραμμών παραγωγής ο οποίος πρέπει να λαμβάνει υπ’ όψη και την διαθεσιμότητα ή την φόρτιση κάθε διαδικασίας ή φάσης παραγωγής, είναι ένα εξαιρετικά πολύπλοκο έργο και αποτελεί αντικείμενο ξεχωριστής μελέτης. Αντίστοιχα πολύπλοκες είναι και οι συνολικές ανάγκες υλικών και πρώτων υλών που απορρέουν από κάθε φάση εργασίας, από κάθε «εντολή παραγωγής». Τις ανάγκες αυτές μπορείτε να τις φανταστείτε σαν έναν αρκετά μεγάλο πίνακα με υλικά και ποσότητες που ζητάει η παραγωγή για κάθε χρονική μονάδα, ας πούμε για κάθε εβδομάδα. Ο «πίνακας» αυτός αλλάζει και ενημερώνεται τακτικά, συνήθως μία ή δυο φορές κάθε μήνα, αντικατοπτρίζοντας τις νέες ή τροποποιημένες απαιτήσεις σε τελικά προϊόντα. Τροποποιημένες απαιτήσεις μπορούν να προκύψουν ακόμα από τυχόν αλλαγές στον τρόπο κατασκευής ή από αλλαγές στην σχεδίαση των προϊόντων, φαινόμενο συχνό και φυσιολογικό σε προϊόντα υψηλής τεχνολογίας.

Ο «χείμαρρος» αυτών των πληροφοριών πρέπει κάθε φορά να αντιπαραβάλλεται με ένα αντίστοιχο πλήθος στοιχείων, που είναι τα τρέχοντα αποθέματα σε υλικά και πρώτες ύλες, καθώς και όλες οι υπό εκτέλεση παραγγελίες με τις επί μέρους τμηματικές παραδόσεις τους.

Όταν σε κάποια χρονική στιγμή μία ανάγκη δεν μπορεί να καλυφθεί από το υπολογιζόμενο μελλοντικό απόθεμα, μιλάμε για «έλλειψη» του συγκεκριμένου είδους, την συγκεκριμένη χρονική στιγμή, για συγκεκριμένη ποσότητα. Πρακτικά αυτή η έλλειψη μπορεί να αντιμετωπιστεί με δυο τρόπους: Εάν υπάρχει παραγγελία για αυτό το υλικό με μεταγενέστερο χρόνο παράδοσης από την έλλειψη, θα ζητήσουμε από τον προμηθευτή να παραδώσει νωρίτερα. Εάν δεν υπάρχει κατάλληλη «αναμενόμενη» παραγγελία, θα πρέπει να τοποθετηθεί νέα παραγγελία για την αντίστοιχη ποσότητα, στον αντίστοιχο χρόνο παράδοσης. Εάν ούτε το ένα, αλλά ούτε το άλλο είναι εφικτά, τότε θα πρέπει να ενημερωθεί η παραγωγή για να μεταθέσει χρονικά τις εντολές παραγωγής που επηρεάζονται από την έλλειψη. Κάτι τέτοιο θα πρέπει επίσης να γίνει, εάν παρουσιαστεί ξαφνικά αδυναμία του προμηθευτή να παραδώσει στον καθορισμένο χρόνο.

Εύκολα μπορείτε να αντιληφθείτε τον συνολικό όγκο πληροφοριών που ανταλλάσουν τακτικά οι διευθύνσεις παραγωγής και προμηθειών για την ομαλή εκτέλεση του προγράμματος παραγωγής. Είναι αυτονόητο ότι αυτή η ανταλλαγή πληροφοριών πρέπει να γίνεται με έναν τρόπο γρήγορο και αξιόπιστο καθώς στην όλη διαδικασία της συλλογής και επεξεργασίας των πληροφοριών αυτών εμπλέκονται αρκετά άτομα πολλών διευθύνσεων της εταιρίας.

Το σύστημα προγραμματισμού απαιτήσεων υλικών καλύπτει αποτελεσματικά την ανάγκη αυτή δίνοντας μία κοινή βάση αναφοράς από «συγχρονισμένα» στοιχεία, επιτρέποντας έτσι την γρήγορη λήψη των σωστών αποφάσεων και την εκτέλεση των κατάλληλων ενεργειών.

edi 2

 

Λειτουργική δομή του συστήματος MRP

i. Πρώτο βασικό στοιχείο είναι oι συμβατικές υποχρεώσεις της εταιρίας, δηλαδή όλες οι παραγγελίες πελατών. Oι παραγγελίες αυτές εισάγονται στο MRP από την διεύθυνση προγραμματισμού της εταιρίας και αναλύονται στην συνέχεια από την διεύθυνση παραγωγής σε τελικά προϊόντα, στις αντίστοιχες ποσότητες και στις επιθυμητές από τον πελάτη ημερομηνίες παράδοσης. Η ανάλυση αυτή αποτελεί το κύριο πρόγραμμα παραγωγής (MPS- Master Production Schedule). Έχει μεγάλη σημασία, οι υποχρεώσεις αυτές να εισάγονται στο MRP με έναν τρόπο ρεαλιστικό ως προς τις επιθυμητές ημερομηνίες παράδοσης. Εάν εισάγουμε στο MRP απαιτήσεις μη πραγματοποιήσιμες θα οδηγηθούμε σε άσκοπη σπατάλη χρόνου και πόρων στην προσπάθεια να ικανοποιήσουμε τις ανάγκες αυτές.

Το σημείο αυτό παίζει βέβαια ιδιαίτερο ρόλο την στιγμή που εντάσσονται στην παραγωγή νέα προϊόντα με μηδενικά ή σχεδόν μηδενικά αποθέματα σε υλικά και πρώτες ύλες. Συνήθως η διεύθυνση προμηθειών είναι σε θέση να προσδιορίσει με ικανοποιητική ακρίβεια τον ρεαλιστικό στόχο έναρξης παραγωγής μετά την εξέταση της λίστας υλικών κάθε νέου προϊόντος. Για το λόγο αυτό η Δ/νση Προμηθειών συμμετέχει ενεργά στην χονδρική κατάρτιση του προγράμματος παραγωγής.

ii. Δεύτερο βασικό στοιχείο για το MRP είναι ακριβώς αυτές οι κατασκευαστικές λίστες κάθε προϊόντος που πρόκειται να παραχθεί. Οι λίστες αυτές (τα BOM - Bill Of Material), που καταρτίζονται και συντηρούνται από την τεχνική διεύθυνση της εταιρίας ονομάζονται και 'δέντρα’ παραγωγής γιατί περιγράφουν την ανάλυση των προϊόντων σας διάφορες υπομονάδες, και την ανάλυση των υπομονάδων μέχρι το τελευταίο επίπεδο μεμονωμένου εξαρτήματος με την αντίστοιχη ποσότητα συμμετοχής του υλικού ή της υπομονάδας στο αμέσως επόμενο επίπεδο. Οι κατασκευαστικές λίστες περιέχουν επίσης ένα άλλο πολύ σημαντικό στοιχείο, τον χρόνο διέλευσης, δηλαδή τον χρόνο που απαιτείται για να επεξεργαστεί κάθε υπομονάδα στην αντίστοιχη φάση εργασίας στην παραγωγή.

Άλλα στοιχεία που περιλαμβάνονται σας κατασκευαστικές λίστες είναι τα τυχόν εναλλακτικά υλικά, οι παράμετροι παρτιδοποίησης, μονάδες μέτρησης, oι σχετικοί χώροι παραγωγής και ορισμένα βοηθητικά στοιχεία.

Για την σωστή λειτουργία του MRP είναι φυσικά απαραίτητη η απόλυτη ταύτιση των παραπάνω στοιχείων με την πραγματική δομή των προϊόντων που θα κατασκευαστούν. Αυτό φαίνεται απλό και αυτονόητο στην περίπτωση ώριμων προϊόντων, αλλά δεν είναι πάντα εύκολη υπόθεση όταν πρόκειται για νέα προϊόντα που βρίσκονται στο στάδιο της πιλοτικής παραγωγής. Για τον λόγο αυτό έχει ιδιαίτερα μεγάλη σημασία
η άμεση ενημέρωση των κατασκευαστικών λιστών των προϊόντων σχετικά με την παραμικρή κατασκευαστική τροποποίηση ή τεχνική αλλαγή.

m optimize mrpiii. Τρίτο βασικό στοιχείο εισόδου αποτελούν τα αποθέματα της εταιρίας σε υλικά και. πρώτες ύλες καθώς και τα αποθέματα σε υπομονάδες και τελικά προϊόντα που παράγονται στην εταιρία. Η ορθότητα των στοιχείων των πραγματικών, φυσικών αποθεμάτων της εταιρίας είναι κεφαλαιώδους σημασίας για την αξιόπιστη λειτουργία του MRP. Όλες oι κινήσεις -εισαγωγές και εξαγωγές- ειδών στις αποθήκες και στους χώρους παραγωγής πρέπει να γίνονται με σχολαστική ταυτόχρονη ενημέρωση των σχετικών αρχείων. Επιπλέον, είναι σκόπιμο, να ελέγχεται η ορθότητα των στοιχείων των αποθεμάτων με επιλεκτικούς ελέγχους σε σημαντικά είδη, ή ακόμα και κυκλικά ανά τακτά χρονικά διαστήματα σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους. Η σχετική χρονική άνεση με την οποία μπορούν να γίνουν αυτοί oι έλεγχοι έχει σαν αποτέλεσμα εξαιρετικά μικρά ποσοστά σφαλμάτων απογραφής, πράγμα πολύ δύσκολο να επιτευχθεί με τις μαζικές απογραφές που γίνονται συνήθως στο τέλος κάθε έτους.

iv. Το τέταρτο και τελευταίο βασικό στοιχείο εισόδου του MRP είναι oι αναμενόμενες, (υπό εκτέλεση) παραγγελίες σε προμηθευτές. Τώρα φτάσαμε επιτέλους στον χώρο των προμηθειών, και αρχίζει η μάχη με τους άπειρους αστάθμητους εξωτερικούς παράγοντες. Πίσω από το κάθε ένα υλικό κάθε αναμενόμενης παραγγελίας κρύβεται μία αρκετά μεγάλη αλυσίδα ανθρώπων, εταιριών και διαδικασιών, που πρέπει να λειτουργήσουν άψογα από την στιγμή που θα αποφασίσουμε να παραγγείλουμε ένα υλικό μέχρι την στιγμή που το υλικό θα βρίσκεται ελεγμένο στις αποθήκες μας, στην διάθεση της παραγωγής.

Η διεύθυνση προμηθειών παρακολουθεί κάθε κρίκο της κάθε αλυσίδας και ενημερώνει τα αρχεία των παραγγελιών με κάθε νέο στοιχείο, οποτεδήποτε αυτό προκύψει. Ο στόχος κατ’ αρχάς είναι να μπορούμε να προβλέπουμε με όσο γίνεται μεγαλύτερη ακρίβεια, το απόθεμα κάθε υλικού για κάθε εβδομάδα του χρονικού ορίζοντα που μας ενδιαφέρει.

Με τα τέσσερα αυτά βασικά στοιχεία εισόδου εκτελείται μία φορά την εβδομάδα ο αλγόριθμος του MRP. Η διαδικασία αυτή, λόγω του όγκου των στοιχείων και της πολυπλοκότητας της επεξεργασίας διαρκεί
αρκετές ώρες ακόμα και στο ταχύτατο υπολογιστικό σύστημα που διαθέτουμε. Δεν θα αναφερθώ καθόλου σας λεπτομέρειες της επεξεργασίας αυτής, η οποία εκτελείται σε αρκετές διαδοχικές φάσεις, Όπως σας ανέφερα και στην αρχή, για το θέμα αυτό, κάθε ενδιαφερόμενος θα βρει εύκολα πλούσια βιβλιογραφία.

 

Βασικά αποτελέσματα του MRP

  1. Ο κεντρικός αλγόριθμος του MRP «προτείνει» το πρόγραμμα παραγωγής που θα ικανοποιήσει τις συμβατικές υποχρεώσεις της εταιρίας.
  2. Παράλληλα, επισημαίνει όλες τις ελλείψεις υλικών και πρώτων υλών που πρέπει να καλυφθούν από ενέργειες της διεύθυνσης προμηθειών για να μπορέσει να εκτελεστεί αυτό το πρόγραμμα παραγωγής. Με την τοποθέτηση των σχετικών παραγγελιών κλείνει ο κύκλος του ‘κλασσικού’ -ας πούμε ‘στατικού’- MRP. Όμως, για την επιχείρηση που αναπτύσσεται στο σημερινό εξαιρετικά ανταγωνιστικό περιβάλλον ανοίγονται μεγάλες δυνατότητες βελτίωσης της απόδοσής της με την υλοποίηση μίας δυναμικής διαχείρισης των παραγγελιών.

 

Στόχοι

  1. Ο πρώτος στόχος είναι η ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων που επιτυγχάνεται με την προσαρμογή τους στις εκάστοτε ανάγκες της παραγωγής — τηρώντας βέβαια πάντα τα απαραίτητα περιθώρια ασφαλείας, τα οποία όμως εφαρμόζονται σαν «χρονικά» περιθώρια ασφαλείας και όχι σαν ‘ποσοτικά’ αποθέματα ασφαλείας. Πρακτικά αυτό σημαίνει την συνειδητή καθυστέρηση προγραμματισμένων παραγγελιών —σε συνεννόηση βέβαια με τους προμηθευτές — , όταν για διάφορους λόγους καθυστερεί η εκτέλεση ή μειώνεται πρόσκαιρα το πλάνο παραγωγής. Είναι προφανή τα οφέλη που αποκομίζει μία επιχείρηση διατηρώντας χαμηλότερα αποθέματα, ιδιαίτερα όταν το κόστος κεφαλαίων είναι υψηλό, όπως είναι ακόμα στην Ελλάδα.
  2. Ο δεύτερος στόχος όμως είναι εξαιρετικά σημαντικός και αφορά την ταχύτητα και την ευελιξία με την οποία μία επιχείρηση ανταποκρίνεται στις νέες παραγγελίες των πελατών της, μειώνοντας δραστικά τον χρόνο παράδοσης των προϊόντων της. Στο σημείο αυτό αξιοποιούμε στον ύψιστο βαθμό την δυνατότητα του συστήματος MRP να μας δίνει ξεκάθαρα στοιχεία για κάθε υλικό σε όποιο βάθος χρόνου θελήσουμε. Έτσι, μπορούμε όχι μόνο να ξέρουμε ποιά υλικά ποιών παραγγελιών απαιτούνται πολύ σύντομα στην παραγωγή, αλλά είμαστε σε θέση να εντοπίσουμε και τις κρίσιμες παραγγελίες αρκετές εβδομάδες πριν φτάσει η στιγμή να χρειαστούν τα υλικά αυτά στην παραγωγή.

Όποιος έχει ασχοληθεί έστω και λίγο με την παρακολούθηση παραγγελιών γνωρίζει ότι όσο πιο στενά παρακολουθείται μία παραγγελία, τόσο μικρότερες είναι και οι πιθανότητες κάτι να πάει στραβά κατά την εκτέλεσή της χωρίς να είναι δυνατόν να ληφθούν έγκαιρα διορθωτικά μέτρα.

Περιορίζοντας με τον σωστό εντοπισμό την στενή παρακολούθηση των παραγγελιών στις πραγματικά απολύτως απαραίτητες, αυξάνεται σε πολύ μεγάλο βαθμό η αποτελεσματικότητα όλων αυτών των μηχανισμών που έχουμε στην διάθεσή μας για να επιταχύνουμε την εκτέλεση των λίγων αυτών κρίσιμων παραγγελιών. Από την εμπειρία μας υπό κανονικές συνθήκες οι πραγματικά κρίσιμες παραγγελίες δεν ξεπερνούν το 2-4% του συνόλου των υπό εκτέλεση παραγγελιών.

Για να λειτουργήσουν άψογα όλα τα παραπάνω, θα πρέπει η εταιρία να λειτουργεί σε όλους τους εμπλεκόμενους τομείς με πλήρη μηχανοργάνωση και με πλήρη μηχανογραφική συνείδηση. Το σημείο αυτό χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Συνήθως απαιτούνται, ανάλογα με την μηχανογραφική εμπειρία και με το μέγεθος της εταιρίας μεγάλα διαστήματα εξοικείωσης και προσαρμογής στις νέες μεθόδους εργασίας. Διαστήματα, που καλύπτονται μόνο με την ακούραστη επιμονή στις αυστηρές αρχές λειτουργίας. Όταν όμως μετά από επίπονες προσπάθειες φανούν τα πρώτα αποτελέσματα, όλοι θα νιώσουν άμεσα τις ποιοτικές αλλαγές στον τομέα τους και σίγουρα κανείς δεν θα μπορεί πια να διανοηθεί πως θα λειτουργούσε η εταιρία χωρίς το MRP. Θα προσπαθήσω σήμερα να σας περιγράψω το Σύστημα Προγραμματισμοί) Απαιτήσεων Υλικών (ή MRP Materials Requirement Planning, όπως είναι ο καθιερωμένος όρος), όχι ως ένα σύνθετο θεωρητικό μοντέλο -όποιος ενδιαφέρεται να εφαρμόσει ένα σύστημα MRP θα πρέπει απαραιτήτως να ασχοληθεί σε πολύ μεγάλο βάθος με την πλούσια βιβλιογραφία που υπάρχει γύρω από τα συστήματα MRP και τις εφαρμογές τους- αλλά θα αναφερθώ κυρίως στις βασικές προϋποθέσεις που πρέπει να πληρεί μια επιχείρηση για να μπορέσει να εφαρμόσει με επιτυχία ένα σύστημα MRP.

Μίττμαν Στέφανος

Πηγή: Σύγχρονη Διοίκηση Προμηθειών-Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών-Εκδόσεις Παπαζήση, 1995

Rate this item
(0 votes)
Hellenic Purchasing Institute

Ανεξάρτητος Μη Κερδοσκοπικός - Μη Πολιτικός - Μη Συνδικαλιστικός Οργανισμός με σκοπό την βελτίωση της Διοίκησης Αγορών,Προμηθειών & Εφοδιασμού. Εκπρόσωπος του International Federation of Purchasing & Supply Management στην Ελλάδα.

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

Go to top