Σχήμα 1.1: Δραστηριότητες διαχείρισης υλικών και σχέσεις Αγορών, Προμηθειών και Διοίκησης Εφοδιασμού

Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Η Διοίκηση Εφοδιασμού είναι πολύ ευρύτερη από τις συνήθεις δραστηριότητες ενός τμήματος Προμηθειών ή Αγορών, διότι περιλαμβάνει δραστηριότητες που εκτελούνται σε περισσότερα του ενός τμήματα μιας επιχείρησης.

Αγορές - Purchasing

Με τη σειρά του ένα τμήμα Αγορών αποτελεί υποσύνολο ενός τμήματος Προμηθειών. Κατά βάση, ένα τμήμα αγορών ασχολείται με τη διεκπεραίωση εντολών που προέρχονται από άλλα τμήματα της επιχείρησης (εσωτερικοί πελάτες - χρήστες).

Με άλλα λόγια ασχολείται με τις ενέργειες που αποσκοπούν στην απόκτηση υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών εντός μιας επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις που κατανοούν το δυναμικό του τμήματος αγορών και τις προοπτικές από την αξιοποίησή του, εμπλουτίζουν το χαρτοφυλάκιο των αρμοδιοτήτων του.

Τυπικές δραστηριότητες και λειτουργίες ενός τμήματος αγορών (Purchasing) είναι:

- Η συνεργασία με χρήστες και άλλα τμήματα της επιχείρησης για τον εντοπισμό αγοραστικών αναγκών
- Οι επαφές με πωλητές προμηθευτών
- Οι μελέτες αγοράς σημαντικών υλικών
- Η ανίχνευση δυνητικών προμηθευτών
- Οι διαπραγματεύσεις με προμηθευτές
- Η αξιολόγηση προσφορών
- Η επιλογή προμηθευτών
- Η έκδοση εντολών παραγγελιών
- Η διαχείριση συμβάσεων
- Η παρακολούθηση εκτέλεσης των παραγγελιών
- Η τήρηση προμηθευτικών αρχείων 

Προμήθειες - Procurement

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένα τμήμα προμηθειών περιλαμβάνει ένα ευρύτερο χαρτοφυλάκιο αρμοδιοτήτων. Συγκεκριμένα, έχει πιο αυξημένη συμμετοχή, κύρος και δυνατότητες λήψης αποφάσεων σε δραστηριότητες που σχετίζονται με την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών.

Τυπικές δραστηριότητες και λειτουργίες ενός τμήματος προμηθειών (Procurement) είναι:

- Όλες οι αγοραστικές ενέργειες ενός τμήματος αγορών
- Ο καθορισμός απαιτήσεων και η κατάρτιση προδιαγραφών
- Οι μελέτες υλικών και οι αναλύσεις αξίας
- Εκτεταμένες έρευνες πηγών προμήθειας υλικών
- Η διοίκηση ποιότητας προμηθευτών
- Η προμήθεια μεταφορικών υπηρεσιών
- Η διοίκηση ανάκτησης επενδύσεων

Διοίκηση Εφοδιασμού - Supply Management

Τέλος, ένα τμήμα διοίκησης εφοδιασμού (Supply Management) έχει την ευθύνη ολόκληρου του δικτύου εφοδιασμού τόσο εντός όσο και εκτός μιας επιχείρησης. Σε επιχειρησιακό επίπεδο πραγματοποιεί όλες τις αγοραστικές και προμηθευτικές ενέργειες και δραστηριότητες.

Η εστίασή του είναι κατά βάση στρατηγική εφόσον ασχολείται με δραστηριότητες που έχουν σημαντικές επιπτώσεις στην ανάπτυξη της επιχείρησης. Έτσι, οι εργασίες του είναι κατά βάση διατμηματικές και στοχεύουν στον συντονισμό και στην ολοκλήρωση των ενεργειών όλων των τμημάτων που συμμετέχουν ή επηρεάζονται από τις δραστηριότητες εφοδιασμού.

Τυπικές δραστηριότητες και λειτουργίες ενός τμήματος διοίκησης εφοδιασμού είναι:

- Όλες οι αγοραστικές και προμηθευτικές ενέργειες
- Οι ενέργειες έγκαιρης συμμετοχής στελεχών αγορών (Early Purchasing Involvement - EΡΙ) και προμηθευτών (Early Supplier Involvement - ESI) κατά το σχεδιασμό προϊόντων και υπηρεσιών
- Η πιστοποίηση και ο συντονισμός ομάδων επιλογής προμηθευτών
- Ο σχεδιασμός εταιρικών συμφωνιών με προμηθευτές
- Η ανίχνευση απειλών και ευκαιριών στο προμηθευτικό περιβάλλον
- Η ανάπτυξη σχεδίων απόκτησης στρατηγικών υλικών
- Η παρακολούθηση προγραμμάτων συνεχούς βελτίωσης
- Η συμμετοχή στον εταιρικό προγραμματισμό

Στο σχήμα 1.1 παρουσιάζονται οι κύριες δραστηριότητες διαχείρισης υλικών και οι σχέσεις μεταξύ των τμημάτων Αγορών, Προμηθειών και Διοίκησης Εφοδιασμού.

Γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι οι αρμοδιότητες και οι δραστηριότητες κάθε τμήματος είναι αποτέλεσμα της εξελικτικής πορείας που έχουν ακολουθήσει λόγω της αυξανόμενης σημασίας της διαδικασίας απόκτησης επιχειρησιακών πόρων από εξωτερικούς φορείς.

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010